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Betriebs-Check
10 Fragen, rund 2 Minuten, Ergebnis direkt im Browser. Sie bekommen eine erste Orientierung, ob die Kalkulation bei Ihnen ein Engpass ist oder ein anderer Bereich mehr bringt: Betriebs-Check starten.
Paket 01 für Handwerksbetriebe
Kalkulation im Handwerk automatisieren: Angebote aus fertigen Bausteinen
Sie bekommen ein fertig eingerichtetes Kalkulationstool mit sauberen Stammdaten und Einkaufspreisen aus den Preisdateien Ihres Großhandels. Position wählen, Menge eintragen, Angebot prüfen und versenden. Preise, Zeitansätze und Zuschläge sind dafür schon hinterlegt.
Kurz erklärt
Kalkulation automatisieren heißt: Artikel, Leistungen, Stundensätze und Zuschläge liegen einmal sauber im System, und jedes Angebot rechnet automatisch damit. Ich richte dieses Werkzeug in Ihrem Betrieb ein, mit Excel, Google Sheets oder Ihrer vorhandenen Handwerkersoftware. Voraussetzung sind saubere Stammdaten und die Preisdateien aus Ihrem Kundenkonto beim Großhändler. Die Stammdaten baue ich mit Ihnen auf, das Einlesen der Preisdateien richte ich ein; beides gehört zum Paket. Nach dem Analyse-Gespräch bekommen Sie ein schriftliches Angebot mit Preis und Zeitplan.
Ausgangslage
Warum Angebote im Handwerk so lange dauern
Wenn Sie sich in einem dieser Punkte wiedererkennen, lohnt sich ein genauer Blick auf Ihre Kalkulation.
Größere Angebote kosten Stunden
Für ein Angebot mit vielen Positionen suchen Sie Preise zusammen, rechnen jede Position einzeln durch und tippen alles in eine Vorlage. So kommen schnell mehrere Stunden zusammen, und der Kunde wartet.
Einkaufspreise sind veraltet
Liegt die neue Preisdatei ungenutzt im Kundenkonto beim Großhändler, kalkulieren Sie mit der alten Liste aus dem Ordner. Steigen die Einkaufspreise, fehlt die Differenz in Ihrer Marge.
Stammdaten liegen in Köpfen
Weiß nur eine Person, welcher Zuschlag für welches Material gilt und welcher Stundensatz für welche Arbeit, stockt die Angebotserstellung, sobald sie ausfällt.
Jede Datei rechnet anders
Mehrere Excel-Listen mit eigenen Formeln, Kopien von Kopien, Zahlen ohne Herkunft. Rechnen zwei Personen denselben Auftrag, können zwei verschiedene Preise herauskommen.
Nachkalkulation kommt zu kurz
Nach dem Auftrag fehlt im Alltag oft die Zeit, Stunden und Material gegen das Angebot zu halten. So können sich Fehler in der Kalkulation im nächsten Angebot wiederholen.
Leistung
Was das Werkzeug übernimmt und was bei Ihnen bleibt
Automatisiert wird, was nach festen Regeln läuft; die Entscheidungen bleiben bei Ihnen.
Das übernimmt das Werkzeug
- Stammdaten je Position: Artikel, Leistungen, Einheiten, Preiseinheiten und Warengruppen stehen einmal sauber im System, ohne Dubletten. Jede Angebotsposition greift auf denselben Stand zu.
- Einkaufspreise aus Preisdateien des Großhandels: Neue Preisdateien aus Ihrem Kundenkonto beim Großhändler lesen Sie mit wenigen Schritten ein; die Preise werden den Artikeln zugeordnet. Gerechnet wird mit dem Stand der zuletzt eingelesenen Datei.
- Zuschläge und Stundensätze als feste Regeln: Materialzuschlag, Gemeinkosten, Stundensätze je Tätigkeit und Fahrtkosten sind einmal hinterlegt und gelten für jedes Angebot. Ändern Sie eine Regel, ändert sich jede künftige Kalkulation.
- Positionsvorlagen und Leistungspakete: Wiederkehrende Leistungen wie ein Heizkörpertausch oder ein Zählerschrank liegen als fertige Pakete mit Material und Zeitansatz vor. Sie wählen das Paket und tragen die Menge ein.
- Angebotstext und Summen automatisch: Positionstexte kommen aus den Stammdaten; Zwischensummen, Ihre Rabatte und die Umsatzsteuer rechnet die Vorlage. Das Angebot ist druckfertig, sobald die Positionen stehen.
- Grundlage für die Nachkalkulation: Angebot und Stammdaten haben dieselbe Struktur. Erfasste Stunden und Materialrechnungen lassen sich deshalb später je Auftrag gegenüberstellen; die laufende Auswertung gehört zum Controlling-Paket.
Das bleibt Ihre Entscheidung
- Wie hoch Ihre Zuschläge sind, legen Sie fest; das Werkzeug rechnet nur damit.
- Ihren Stundensatz bestimmen Sie anhand Ihrer eigenen Kosten; ich hinterlege ihn als Regel.
- Ob ein Kunde einen Rabatt bekommt, entscheiden Sie je Angebot.
- Vor dem Versand prüfen Sie jedes Angebot; kein Angebot verlässt das Haus ungesehen.
Herstellerneutral
Womit ich die Kalkulation automatisiere
Ich arbeite herstellerneutral mit dem, was in Ihrem Betrieb schon vorhanden ist.
Excel oder Google Sheets
Eine sauber aufgebaute Arbeitsmappe mit Stammdatenblatt, Regelwerk und Angebotsvorlage kann reichen. Kennt Ihr Team das Programm schon, fällt die Einarbeitung leichter.
Ihre vorhandene Handwerkersoftware
Haben Sie bereits eine Branchensoftware, bleibt sie das führende System. Ich bereinige die Stammdaten darin, richte Vorlagen ein und nutze die vorhandenen Funktionen für Preispflege und Kalkulation, soweit Ihre Lizenz sie umfasst.
Preisdateien des Großhandels
Preisdateien als Datanorm oder Excel laden Sie in Ihrem Kundenkonto beim Großhändler herunter. Ich richte das Einlesen so ein, dass neue Preise mit wenigen Schritten in Ihre Stammdaten gelangen.
Verbindungen zwischen Systemen
Wo Daten doppelt eingetippt werden, etwa zwischen Zeiterfassung, Kalkulation und Rechnung, baue ich eine Verbindung, soweit Ihre Programme Exporte oder Schnittstellen bieten. Ziel ist, dass jede Zahl nur einmal erfasst wird.
Ablauf
In fünf Schritten zur automatischen Kalkulation
Der Preis steht vor dem Start fest. Umgesetzt wird Schritt für Schritt nach dem Zeitplan aus Ihrem Angebot.
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Analyse-Gespräch
Ich sehe mir Ihre heutige Kalkulation an: Vorlagen, Preislisten, Stammdaten und den Weg vom Aufmaß bis zum Versand. Nach dem Analyse-Gespräch bekommen Sie ein schriftliches Angebot mit Preis und Zeitplan: Analyse-Gespräch vereinbaren.
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Umsetzung
Ich baue die Stammdaten auf, hinterlege Zuschläge und Stundensätze als Regeln und richte die Angebotsvorlage ein. Zwischenstände sehen Sie laufend, damit das Werkzeug zu Ihrem Betrieb passt.
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Einweisung und Dokumentation
Ihr Team lernt das Werkzeug an echten Angeboten aus Ihrem Betrieb kennen. Dazu bekommen Sie eine Dokumentation, die Preispflege, Vorlagenänderung und Fehlersuche Schritt für Schritt beschreibt.
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Weiterentwicklung
Das Projekt endet, die Zusammenarbeit nicht. Kommen neue Leistungen oder ein weiterer Großhändler dazu, erweitere ich das Werkzeug; ob und wann, entscheiden Sie.
Beispiel
Ein Angebot vorher und nachher
Angenommen wird ein Elektrobetrieb mit 8 Beschäftigten, der ein Angebot für die Elektroinstallation einer Wohnung mit rund 40 Positionen erstellt. Vorher kalkuliert die Büroleitung mit einer Preisliste im Ordner und einer Excel-Vorlage, nachher mit dem eingerichteten Kalkulationstool.
Beispielrechnung mit angenommenen Werten. Der Elektrobetrieb ist ein Musterbetrieb, die Minuten sind Annahmen, keine gemessenen Werte.
| Arbeitsschritt | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Einkaufspreise für 40 Positionen heraussuchen | rund 60 Minuten, Preisliste im Ordner und Rückfragen beim Großhandel | rund 5 Minuten, Preise aus der eingelesenen Preisdatei prüfen |
| Zeitansätze je Position festlegen | rund 45 Minuten, aus Erfahrung und alten Angeboten | rund 5 Minuten, Zeitansätze der Leistungspakete prüfen |
| Zuschläge, Stundensatz und Fahrtkosten rechnen | rund 20 Minuten, Formeln je Datei prüfen | rund 2 Minuten, Regeln rechnen, Sie entscheiden über Sonderzuschläge |
| Positionen und Texte in die Angebotsvorlage übertragen | rund 40 Minuten, Abtippen und Formatieren | rund 10 Minuten, Pakete wählen und Mengen eintragen |
| Angebot prüfen und versenden | rund 15 Minuten, Rechenfehler suchen | rund 10 Minuten, inhaltliche Prüfung |
| Gesamt | rund 3 Stunden | rund eine halbe Stunde |
Bei angenommen zwei solchen Angeboten pro Woche werden aus rund 6 Stunden rund 1 Stunde Büroarbeit. Was Sie mit der gewonnenen Zeit tun, mehr Angebote oder früher Feierabend, entscheiden Sie.
Umsetzung
Wer das umsetzt
Peter Ungur
Freiberufler · M.Sc. Big Data & Business Analytics
Ich bin Peter Ungur und arbeite unter dem Namen Betriebslogik als Freiberufler. Gelernt habe ich Kfz-Mechatroniker (Abschluss 2009), danach Kaufmann im Einzelhandel (2012), und ich habe einen Kfz-Fachmarkt mit Werkstatt als Filialleiter geführt. Ich weiß, wie ein Kostenvoranschlag entsteht, wenn der Kunde am Tresen wartet, und was eine veraltete Preisliste kostet.
Danach folgten die Abschlüsse Geprüfter Technischer Fachwirt (IHK, 2015), Geprüfter Betriebswirt (IHK, 2018), B.A. Betriebswirtschaftslehre (2021) und M.Sc. Big Data & Business Analytics (2025). Beruflich war ich Teamleiter Data Mining & Analytics und bin heute Prozessleiter (Abteilungsleiter) Data Science & Analytics. Aus über 20 Jahren Praxis in Handwerk und Mittelstand kenne ich beide Seiten: die Werkstatt und die Daten. Sie sprechen bei jedem Schritt direkt mit mir, ohne Projektleiter dazwischen, bundesweit remote und im Raum Stuttgart auch vor Ort.
Gewerke
Kalkulation automatisieren in SHK, Elektro, Kfz und Bau
SHK
Typische Fälle: die Badsanierung aus Leistungspaketen je Raum, der Heizungstausch mit Materialpreisen aus der Preisdatei Ihres Großhändlers und das Wartungsangebot mit festem Zeitansatz je Anlage.
Elektro
Typische Fälle: die Elektroinstallation einer Wohnung mit Positionen je Raum und Stromkreis, der Zählerschrank als Paket aus Material und Montagezeit und der Metallzuschlag auf Leitungen, der als Regel hinterlegt ist.
Kfz
Typische Fälle: der Kostenvoranschlag aus den Arbeitswerten und Teilepreisen Ihrer Werkstattsoftware, die Reifen- und Servicepauschale als Paket und Zuschläge auf Teile und Arbeit, die als feste Regel hinterlegt sind.
Bau und Ausbau
Typische Fälle: die Zuschlagskalkulation auf Material und Lohn je Position, Mengen aus dem Aufmaß, die direkt in die Kalkulation fließen, und Nachträge, die mit denselben Regeln gerechnet werden wie das Hauptangebot.
FAQ
Häufige Fragen zur Kalkulations-Automatisierung
Excel oder Google Sheets können reichen, wenn die Arbeitsmappe sauber aufgebaut ist: ein Stammdatenblatt, ein Regelwerk für Zuschläge und Stundensätze, eine Angebotsvorlage. Haben Sie bereits eine Handwerkersoftware, bleibt sie das führende System, und ich richte Stammdaten und Vorlagen darin ein. Neue Software kommt nur ins Spiel, wenn ihr Nutzen den Aufwand eindeutig überwiegt; das kläre ich mit Ihnen vor dem Start.
Der Preis richtet sich nach dem Aufwand: Zahl der Artikel und Leistungen, Zustand der Stammdaten, Zahl der Großhändler und Ihre Software. Diesen Aufwand ermittle ich im kostenlosen Analyse-Gespräch, danach steht der Preis vor dem Start fest. Kosten Dritter, etwa für Lizenzen oder Zusatzmodule, stehen im Angebot, soweit sie absehbar sind. Es fallen keine Lohnnebenkosten an, und Sie schaffen keine feste Stelle.
Das hängt vom Umfang ab und davon, wie schnell Daten, Zugänge und Rückmeldungen vorliegen. Bei der Kalkulation sind das vor allem die Preisdateien aus Ihrem Kundenkonto beim Großhändler, Ihre Zuschläge und Stammdaten. Nach dem Analyse-Gespräch erhalten Sie, soweit absehbar, einen konkreten Zeitplan. Der Zeitplan nennt die einzelnen Schritte und was ich dafür von Ihnen brauche. Wir beginnen mit einem Ablauf und bauen danach schrittweise aus.
Aus den Preisdateien in Ihrem Kundenkonto beim Großhändler. Ich richte den Einlesevorgang so ein, dass neue Preise den vorhandenen Artikeln zugeordnet werden und Ihre individuellen Rabatte berücksichtigt bleiben. In der Kfz-Werkstatt kommen Teilepreise und Arbeitswerte dagegen über die Kataloge, die Ihre Werkstattsoftware anbindet. Preise, die kein Großhändler liefert, etwa für Sonderanfertigungen, pflegen Sie an einer Stelle selbst.
Preisdateien als Datanorm oder Excel aus Ihrem Kundenkonto beim Großhändler sind der übliche Weg. Unterstützt Ihre Handwerkersoftware IDS Connect oder Open Masterdata und bietet Ihr Großhändler das an, lassen sich Artikel und Preise auch direkt übernehmen.
Dann beginnen wir mit dem, was da ist. Das Aufbauen der Stammdaten ist Teil des Pakets: Ich sammle, was in Dateien, Ordnern und Köpfen vorhanden ist, bereinige es und baue daraus einen Artikel- und Leistungsstamm. Was fehlt, ergänze ich mit Ihnen Schritt für Schritt, zuerst für die Leistungen, die Sie am häufigsten anbieten. Je mehr fehlt, desto länger dauert dieser Schritt.
Ja, jede Zahl im Angebot hat eine Herkunft: Einkaufspreis, Zuschlag, Zeitansatz, Stundensatz. Sie sehen je Position, wie der Preis entsteht, und können jede Regel selbst ändern. Es gibt keine versteckten Formeln und keine Zahlen, die aus dem Nichts kommen.
Sie arbeiten selbstständig mit dem Werkzeug; Einweisung und Dokumentation gehören zum Paket. Das Projekt endet, die Zusammenarbeit nicht: Bei Fragen, neuen Leistungen oder einem weiteren Großhändler bin ich direkt erreichbar. Ob es weitergeht, entscheiden Sie frei, ohne Bindung.
Für Digitalisierungsvorhaben kleiner und mittlerer Betriebe gibt es je nach Bundesland Zuschussprogramme, dazu den Förderkredit der KfW. Eine Übersicht mit Fördersatz, Status und Antragsstelle finden Sie unter Förderprogramme für Digitalisierung. Ob Ihr Vorhaben förderfähig ist, entscheidet die Förderstelle. Viele Programme verlangen den Antrag vor dem Auftrag.
Sehen Sie, was in Ihrem Betrieb möglich ist
Im kostenlosen Gespräch sehe ich mir Ihre heutige Kalkulation an und zeige Ihnen, was sich automatisieren lässt. Nach dem Analyse-Gespräch bekommen Sie ein schriftliches Angebot mit Preis und Zeitplan.