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Betriebs-Check
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Paket 02 für Handwerksbetriebe
Controlling für Handwerksbetriebe: Sehen Sie, welche Aufträge sich lohnen
Sie bekommen ein Controlling-Dashboard aus den Daten, die Ihr Betrieb schon erzeugt: Aufträge, Stunden, Material, Rechnungen und Buchhaltung. Die Kennzahlen stehen je Auftrag, Kunde und Monat, so aktuell, wie Ihre Daten es zulassen. Das Dashboard ergänzt die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) Ihres Steuerbüros, es ersetzt sie nicht.
Kurz erklärt
Controlling im Handwerksbetrieb heißt: laufend sehen, welche Aufträge Geld bringen, wo Stunden verloren gehen und wie viel Geld in offenen Rechnungen steckt. Ich richte dafür ein Dashboard mit einem festen Kennzahlen-Set ein, mit Excel, Google Sheets oder einem Dashboard-Werkzeug, das zu Ihrer Software passt. Voraussetzung sind Exporte aus Software und Buchhaltung sowie Stunden und Material je Auftrag; was fehlt, bauen wir Schritt für Schritt auf. Nach dem Analyse-Gespräch bekommen Sie ein schriftliches Angebot mit Preis und Zeitplan.
Ausgangslage
Warum die Zahlen im Handwerk zu spät kommen
Viele der nötigen Daten entstehen in Ihrem Betrieb ohnehin. Es fehlt der Weg, sie früh genug zusammenzubringen.
Die BWA kommt spät und kennt keine Aufträge
Die BWA aus dem Steuerbüro kommt nach dem Monatsabschluss und gliedert nach Kostenarten. Welche Baustelle das Ergebnis gedrückt hat, steht nicht darin.
Ob ein Auftrag sich lohnt, bleibt Gefühl
Ohne Nachkalkulation werden Stunden und Material nicht gegen den Preis gehalten. Ob die Badsanierung mehr gebracht hat als die Wartung, bleibt dann eine Schätzung.
Die Zahlen liegen an vielen Stellen
Angebote in der Handwerkersoftware, Stunden auf Zetteln, Eingangsrechnungen beim Steuerbüro, Zahlungen auf dem Konto. Ohne gemeinsame Auftragsnummer passt nichts zusammen.
Auswertungen kosten Abendstunden
Wer Zahlen sehen will, kopiert nach Feierabend Listen in Excel. Ist die Auswertung fertig, ist sie schon wieder alt.
Offene Rechnungen fallen spät auf
Ohne Liste der offenen Posten fallen überfällige Rechnungen erst am Kontostand auf. Löhne und Material hat der Betrieb da längst vorfinanziert.
Leistung
Was das Dashboard übernimmt und was bei Ihnen bleibt
Automatisiert wird das Sammeln, Zuordnen und Rechnen; was aus den Zahlen folgt, entscheiden Sie.
Das übernimmt das Werkzeug
- Daten über die Auftragsnummer zusammenführen: Angebote, Stunden, Material, Rechnungen und Zahlungen werden über die Auftragsnummer verbunden. Datensätze ohne passende Nummer werden markiert, nicht still weggelassen.
- Kennzahlen-Set mit dokumentierter Formel: Jede Kennzahl hat eine dokumentierte Formel, eine Datenquelle und einen Rhythmus. Dazu gehören etwa der erzielte Stundensatz, der Anteil produktiver Stunden, die Angebotserfolgsquote, der Auftragsbestand in Wochen und die Forderungslaufzeit. Welche acht Kennzahlen sich für den Anfang eignen, steht mit Formel im Ratgeber Controlling im Handwerksbetrieb.
- Rentabilität je Auftrag und Kunde: Je Auftrag, Kunde und Auftragsart stehen nebeneinander: die Wertschöpfung (Umsatz minus Material und Fremdleistung), die Stunden und der damit erzielte Stundensatz, wenn Stunden und Material auftragsbezogen erfasst sind. Wie der Soll-Ist-Vergleich je Auftrag geht, zeigt der Ratgeber Nachkalkulation im Handwerk.
- Offene Posten und Liquidität: Offene Rechnungen stehen nach Fälligkeit, überfällige zuerst. Dazu kommt der Blick auf die Liquidität: Kontostand und Forderungen gegen das, was demnächst zu zahlen ist.
- Berichte nach Zeitplan: Der Bericht entsteht regelmäßig, etwa wöchentlich oder monatlich, mit dem Stand der zuletzt eingelesenen Daten. Wöchentlich zeigt er zum Beispiel Stunden, Auftragsbestand und offene Rechnungen, monatlich erzielten Stundensatz, Erfolgsquote der Angebote und Liquidität. Bieten Ihre Programme keine automatische Übergabe, legt Ihr Büro die Exporte im vereinbarten Rhythmus ab.
- Hinweise auf Abweichungen: Stunden über dem Soll, Material über dem Angebot oder eine Zahlung über der Frist erzeugen einen Hinweis. Er ist ein Anlass zum Hinsehen, keine Entscheidung.
Das bleibt Ihre Entscheidung
- Welche Kennzahlen Sie sehen und welche Zielwerte gelten, legen Sie fest; das Dashboard rechnet nur damit.
- Was aus einer Abweichung folgt, ob neuer Preis, anderer Zeitansatz oder ein Gespräch mit dem Kunden, entscheiden Sie.
- Wer welche Zahlen sieht, bestimmen Sie.
- BWA, Buchhaltung und Jahresabschluss bleiben beim Steuerbüro.
Künstliche Intelligenz
Wo KI im Controlling helfen kann
Gerechnet wird im Dashboard mit festen Formeln. Mit Paket 03, der KI-gestützten Prozess-Automatisierung, kann KI dort dazukommen, wo Zahlen erklärt oder Texte zugeordnet werden. Die KI macht Vorschläge, entschieden wird bei Ihnen.
Mögliche Einsatzfälle
- Abweichungen in Klartext erklären: Liegt ein Auftrag unter der Kalkulation, beschreibt die KI die Abweichung in einem Textentwurf, etwa: mehr Stunden als angesetzt. Die Zahlen dafür kommen aus dem Dashboard, nicht aus der KI. Sie prüfen den Entwurf und klären die Ursache selbst.
- Auftragsart erkennen und zuordnen: Aus Angebots- und Rechnungstexten schlägt die KI vor, ob ein Auftrag eine Wartung, ein Kundendienst oder eine Sanierung ist. Sie bestätigen oder ändern die Zuordnung.
- Monatsbericht als Textentwurf: Aus den Kennzahlen des Monats entsteht ein kurzer Textentwurf: was gestiegen ist, was gesunken ist, was auffällt. Sie lesen und ändern ihn.
So setze ich KI ein
- Kein Ergebnis der KI geht an Kunden oder in die Buchhaltung, bevor Sie oder Ihre Büroleitung freigegeben haben.
- Jeden Ablauf teste ich vor der Übergabe mit Ihrer Zustimmung an echten Fällen aus Ihrem Betrieb.
- Kosten Dritter, etwa für Lizenzen oder Zusatzmodule, stehen im Angebot, soweit sie absehbar sind.
Herstellerneutral
Womit ich Ihr Controlling aufbaue
Ich baue Ihr Controlling herstellerneutral aus dem, was schon da ist: Excel oder Google Sheets, die Exporte Ihrer Handwerkersoftware und Ihrer Buchhaltung. Bei Bedarf kommt ein Dashboard-Werkzeug dazu.
Excel oder Google Sheets
Für ein festes Kennzahlen-Set kann eine sauber gebaute Arbeitsmappe reichen: Blätter für die Exporte, die Formeln und eine Monatsübersicht.
Exporte aus Ihrer Software
Angebote, Aufträge, Rechnungen und Stunden liegen in Ihrer Handwerkersoftware. Ich nutze deren Exporte, etwa als Excel- oder CSV-Datei; was möglich ist, hängt von Programm und Lizenz ab.
Buchhaltung und Kontoumsätze
Aus dem Steuerbüro kommt etwa die Summen- und Saldenliste oder eine Buchungsliste als Datei, aus dem Onlinebanking kommen die Kontoumsätze. Daraus entsteht der Blick auf die Liquidität. Welche Datei in welchem Rhythmus kommt, vereinbaren Sie mit Ihrem Steuerbüro.
Ein Dashboard-Werkzeug
Sollen sich die Zahlen regelmäßig selbst aktualisieren oder brauchen mehrere Personen verschiedene Ansichten, kann ein Dashboard-Werkzeug dazukommen, ausgewählt nach den Lizenzen, die Sie schon haben. Selbst aktualisieren können sich die Zahlen nur, soweit Ihre Programme Exporte oder Schnittstellen dafür bieten. Kosten Dritter, etwa für Lizenzen oder Zusatzmodule, stehen im Angebot, soweit sie absehbar sind.
Ablauf
In fünf Schritten zum Controlling-Dashboard
Der Preis steht vor dem Start fest. Umgesetzt wird Schritt für Schritt nach dem Zeitplan aus Ihrem Angebot.
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Analyse-Gespräch
Ich sehe mir an, welche Daten Ihr Betrieb heute hat: Software, Zeiterfassung, Rechnungslisten und Auswertungen aus dem Steuerbüro. Nach dem Analyse-Gespräch bekommen Sie ein schriftliches Angebot mit Preis und Zeitplan: Analyse-Gespräch vereinbaren.
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Umsetzung
Ich führe die Daten über die Auftragsnummer zusammen, hinterlege die Formeln und baue das Dashboard, zuerst mit wenigen Kennzahlen. Jeden Ablauf teste ich vor der Übergabe mit Ihrer Zustimmung an echten Fällen aus Ihrem Betrieb.
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Einweisung und Dokumentation
Sie und Ihr Büro lernen das Dashboard an Ihren eigenen Zahlen kennen. Die Dokumentation beschreibt jede Formel, jede Datenquelle und die Aktualisierung.
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Weiterentwicklung
Das Projekt endet, die Zusammenarbeit nicht. Kommt eine Kennzahl dazu oder wechselt eine Software, passe ich das Dashboard an, soweit die neue Software die nötigen Exporte bietet; ob und wann, entscheiden Sie.
Beispiel
Ein SHK-Betrieb mit 12 Beschäftigten:
Ein SHK-Betrieb mit 12 Beschäftigten:
drei Auftragsarten im Vergleich
Der Musterbetrieb hat 12 Beschäftigte: den Inhaber, zwei Bürokräfte und neun Monteure. Kalkuliert sind 68 € je produktiver Stunde: der Stundensatz, der Personalkosten, Betriebskosten, Kapitaldienst und den Privatbedarf des Inhabers deckt und einen Zuschlag für Wagnis und Gewinn enthält. Der Erlös aus dem Materialaufschlag ist darin nicht abgezogen, weil die Wertschöpfung ihn enthält; es ist also nicht der Satz, der im Angebot auf die Arbeitszeit kommt. Wertschöpfung ist der Umsatz netto minus Material und Fremdleistung; den Rechenweg zeigt die Tabelle in Klammern. Wertschöpfung geteilt durch die produktiven Stunden ergibt den erzielten Satz je Stunde. Das Ergebnis zur Kalkulation ist die Wertschöpfung minus 68 € mal Stunden. Kommt auf die Stunden eines Auftrags etwa so viel Material wie in der Kalkulation, heißt ein Plus, der Auftrag hat mehr gebracht, als die Kalkulation vorsieht; ein Minus heißt weniger.
Beispielrechnung mit angenommenen Werten. Der SHK-Betrieb ist ein Musterbetrieb, alle Beträge und Stunden sind Annahmen. Das Rechenschema folgt vereinfacht der Nachkalkulation auf S. 11, der Aufbau des kalkulierten Satzes dem Schema auf S. 15 in „Controlling im Wirtschaftsbereich Handwerk“, Handwerkskammer Dortmund (Urheber: Handwerkskammer Dresden), 3. Auflage 2019.
| Auftragsart | Wertschöpfung | Produktive Stunden | Erzielt je Stunde | Ergebnis zur Kalkulation |
|---|---|---|---|---|
| Badsanierung | 9.600 € (18.500 € minus 8.900 €) | 112 | rund 86 € | plus 1.984 € |
| Heizungstausch | 4.500 € (12.400 € minus 7.900 €) | 38 | rund 118 € | plus 1.916 € |
| 24 Wartungsaufträge | 3.900 € (4.800 € minus 900 €) | 60 | 65 € | minus 180 € |
| Gesamt | 18.000 € (35.700 € minus 17.700 €) | 210 | rund 86 € | plus 3.720 € |
Die Badsanierung bringt mit 18.500 € den größten Umsatz, den besten Satz je Stunde aber der Heizungstausch mit rund 118 €, auch weil auf seine Stunden viel Material kommt. Die Wartung liegt mit 65 € je Stunde unter den kalkulierten 68 €. Wartungen enthalten wenig Material je Stunde und damit wenig Materialaufschlag; das Minus ist deshalb ein Anlass, Pauschale und Zeitansatz der Wartung genauer zu prüfen, noch kein Urteil. Was daraus folgt, entscheidet der Betrieb. Den ganzen Monat dieses Musterbetriebs mit allen acht Kennzahlen rechnet der Ratgeber Controlling im Handwerksbetrieb durch.
Umsetzung
Wer das umsetzt
Peter Ungur
Freiberufler · M.Sc. Big Data & Business Analytics
Ich bin Peter Ungur und arbeite unter dem Namen Betriebslogik als Freiberufler, bundesweit remote und im Raum Stuttgart auch vor Ort. Für das Controlling zählen vor allem zwei Abschlüsse: Geprüfter Betriebswirt (IHK, 2018) und M.Sc. Big Data & Business Analytics (2025). Beruflich war ich Teamleiter Data Mining & Analytics und bin heute Prozessleiter (Abteilungsleiter) Data Science & Analytics.
Angefangen habe ich als Kfz-Mechatroniker (Abschluss 2009), danach Kaufmann im Einzelhandel (2012) und Filialleiter in einem Kfz-Fachmarkt mit Werkstatt. Dazu kommen die Abschlüsse Geprüfter Technischer Fachwirt (IHK, 2015) und B.A. Betriebswirtschaftslehre (2021). Aus über 20 Jahren Praxis in Handwerk und Mittelstand kenne ich beide Seiten: die Werkstatt und die Daten. Sie sprechen bei jedem Schritt direkt mit mir.
Gewerke
Controlling in SHK, Elektro, Kfz und Bau
SHK
Badsanierung und Wartung, jede Auftragsart für sich nachgerechnet: Die Sanierung bringt viel Umsatz, die Wartung viele kleine Aufträge. Ob Pauschale und Zeitansatz der Wartung passen, zeigt der Vergleich von Soll- und Ist-Stunden der Wartungen über mehrere Monate.
Elektro
Soll und Ist je Baustelle: kalkulierte gegen gebuchte Stunden, noch nicht abgerechnete Nachträge und der Metallzuschlag auf Leitungen, der sich zwischen Angebot und Einkauf ändern kann.
Kfz
Verkaufte Arbeitswerte, umgerechnet in Stunden, gegen die Anwesenheitsstunden in der Werkstatt, also wie viel der bezahlten Anwesenheitszeit berechnet wird. Dazu das Verhältnis von Lohn zu Teilen je Auftragsart.
Bau und Ausbau
Leistungsstand je Baustelle gegen die gestellten Abschlagsrechnungen, dazu offene Nachträge und die Forderungen je Baustelle. So wird sichtbar, wie viel Geld eine Baustelle bindet.
FAQ
Häufige Fragen zum Controlling im Handwerk
Der Preis richtet sich nach dem Aufwand: Zahl und Zustand der Datenquellen, Umfang des Kennzahlen-Sets und ob Stunden und Material schon je Auftrag erfasst sind. Diesen Aufwand ermittle ich im kostenlosen Analyse-Gespräch, danach steht der Preis vor dem Start fest. Kosten Dritter, etwa für Lizenzen oder Zusatzmodule, stehen im Angebot, soweit sie absehbar sind. Es fallen keine Lohnnebenkosten an, und Sie schaffen keine feste Stelle für einen Controller.
Die BWA zeigt nach dem Monatsabschluss, wie der Betrieb nach Kostenarten dasteht. Welcher Auftrag, welcher Kunde oder welche Auftragsart das Ergebnis gebracht oder gekostet hat, zeigt die übliche BWA nicht. Ein Controlling-Dashboard rechnet aus Ihren eigenen Daten je Auftrag. Es ergänzt die BWA, es ersetzt sie nicht.
Für den Anfang: die Angebote und Aufträge mit Auftragsnummer, Stunden je Auftrag, Material und Fremdleistung je Auftrag, die Rechnungsliste mit Zahlungsstand, die Kontoumsätze und die Summen- und Saldenliste aus dem Steuerbüro. Fehlen die Stunden je Auftrag, beginnen wir mit den übrigen Kennzahlen und bauen die Zeiterfassung am Auftrag Schritt für Schritt auf.
Excel oder Google Sheets können reichen, wenn das Kennzahlen-Set überschaubar ist. Ein Dashboard-Werkzeug lohnt sich, wenn sich die Zahlen selbst aktualisieren sollen oder mehrere Personen verschiedene Ansichten brauchen. Ob ein zusätzliches Werkzeug nötig ist, kläre ich mit Ihnen vor dem Start.
Das kann sich lohnen, wenn Sie heute nicht sehen, welche Aufträge sich rechnen, und daraus Preise oder Zeitansätze ableiten wollen. Ein kleiner Betrieb braucht kein großes System; wenige Kennzahlen, die regelmäßig aktualisiert werden, können reichen. Ich fange mit der Zahl an, die Ihnen am meisten fehlt.
Das hängt vom Umfang ab und davon, wie schnell Daten, Zugänge und Rückmeldungen vorliegen. Beim Dashboard sind das vor allem die Exporte aus Ihrer Software und Buchhaltung und ob Stunden und Material je Auftrag erfasst sind. Nach dem Analyse-Gespräch erhalten Sie, soweit absehbar, einen konkreten Zeitplan. Der Zeitplan nennt die einzelnen Schritte und was ich dafür von Ihnen brauche. Wir beginnen mit einem Ablauf und bauen danach schrittweise aus.
Ich arbeite datensparsam: Ihre Daten werden nur für den vereinbarten Zweck verarbeitet, und Lösungen laufen wo möglich lokal in Ihrem Betrieb oder in Rechenzentren innerhalb der EU. Wo ich personenbezogene Daten für Sie verarbeite, schließe ich mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Wer im Dashboard welche Zahlen sieht, legen Sie fest. In Excel oder Google Sheets geht das über getrennte Dateien und Freigaben, nicht über den Blattschutz.
Für Digitalisierungsvorhaben kleiner und mittlerer Betriebe gibt es je nach Bundesland Zuschuss- und Kreditprogramme. Eine Übersicht mit amtlichen Quellen finden Sie unter Förderprogramme für Digitalisierung. Ob Ihr Vorhaben förderfähig ist, entscheidet die Förderstelle. Viele Programme verlangen den Antrag vor dem Auftrag.
Welche Zahl fehlt Ihnen heute am meisten?
Im kostenlosen Analyse-Gespräch klären wir, welche Zahl Ihnen am meisten fehlt und aus welchen Ihrer Daten sie entstehen kann. Nach dem Analyse-Gespräch bekommen Sie ein schriftliches Angebot mit Preis und Zeitplan.