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Betriebs-Check
10 Fragen, rund 2 Minuten, Ergebnis direkt im Browser. Sie bekommen eine erste Orientierung, wo Ihr Betrieb steht und welches Paket in Frage kommt: Betriebs-Check starten.
Künstliche Intelligenz für Handwerksbetriebe
KI im Handwerk umsetzen: Anwendungen, die in Ihrem Betrieb laufen
Sie bekommen KI-Anwendungen, die einen festen Platz in Ihren Abläufen haben: für Anfragen, Angebotstexte, Belege, Auswertungen und das Wissen in Ihren Unterlagen. Die KI macht Vorschläge, entschieden und freigegeben wird bei Ihnen.
Kurz erklärt
KI im Handwerk heißt hier: Ein Sprachmodell (die Technik hinter KI-Chatbots) oder eine Texterkennung übernimmt Vorarbeit in wiederkehrenden Abläufen, etwa Anfragen sortieren, Belege auslesen oder Textentwürfe schreiben. Das Ergebnis ist ein Vorschlag, den ein Mensch prüft. Ich richte solche Anwendungen herstellerneutral in Ihrem Betrieb ein und dokumentiere sie. Angebunden werden Excel, Google Sheets oder Ihre Handwerkersoftware, soweit diese Exporte oder Schnittstellen bietet. Jeden Ablauf teste ich vor der Übergabe mit Ihrer Zustimmung an echten Fällen aus Ihrem Betrieb. Nach dem Analyse-Gespräch bekommen Sie ein schriftliches Angebot mit Preis und Zeitplan.
Ausgangslage
Woran KI im Handwerk scheitern kann
Wenn Sie sich in einem dieser Punkte wiedererkennen, lohnt sich ein Blick darauf, wo KI in Ihren Abläufen tatsächlich Arbeit abnimmt.
Ausprobiert, aber nicht im Ablauf
Ein Chatbot schreibt mal eine E-Mail, aber Anfragen, Angebote und Belege laufen weiter wie vorher. Ohne festen Platz im Ablauf bleibt KI ein Einzelversuch.
Unklar, welche Daten hinein dürfen
Kundendaten, Preise, Stundenzettel: Was davon in einen KI-Dienst darf, ist nicht geregelt. Ohne interne Regeln muss ein Betrieb laut Hamburger Datenschutzaufsicht damit rechnen, dass Beschäftigte KI-Werkzeuge eigenmächtig nutzen.
Ergebnisse, denen niemand traut
KI-Texte klingen sicher, auch wenn sie falsch sind. Wer jedes Ergebnis von Grund auf nachprüft, spart wenig; wer gar nicht prüft, riskiert Fehler beim Kunden.
Die Daten liegen verstreut
Anfragen im Postfach, Notizen auf dem Handy, Belege im Ordner, Preise in der Software. Eine KI kann nur mit dem arbeiten, was sie zu sehen bekommt.
Kosten und Nutzen bleiben offen
Lizenzen kosten jeden Monat, die Einrichtung kostet Zeit. Ob sich das rechnet, zeigt sich erst, wenn klar ist, welche Minuten in welchem Ablauf wegfallen.
Leistung
Wo KI in Ihrem Betrieb Arbeit abnimmt und was bei Ihnen bleibt
Die Einsatzfelder sind Beispiele. Welche davon in Ihrem Betrieb passen, hängt von Ihren Abläufen und Daten ab. Wie viel sie bringen, hängt an einheitlichen Daten, etwa Auftragsnummern an Belegen. Diese Daten zu ordnen, nützt Ihrem Betrieb auch ohne KI.
Das übernimmt das Werkzeug
- Anfragen, Angebotstexte und Belege: Anfragen vorsortieren, aus Stichpunkten Angebotstexte entwerfen, Lieferscheine und Eingangsrechnungen auslesen und dem Auftrag zuordnen. Wie das im Büro aussieht, steht unter KI im Büroablauf. Preise und Mengen kommen weiter aus Ihrer Kalkulation.
- Prüfung vor dem Versand: Vor dem Versand sucht die KI in Angeboten und Rechnungen nach möglichen Auffälligkeiten, etwa fehlenden Positionen oder Abweichungen zwischen Angebot und Rechnung. Die Hinweise sehen Sie vor der Freigabe; Ihre eigene Prüfung ersetzen sie nicht.
- Auswertungen in Worten: Aus den Kennzahlen Ihres Dashboards entsteht ein Textentwurf für den Monatsbericht, und Abweichungen einzelner Aufträge werden in Worten beschrieben. Gerechnet wird weiter mit festen Formeln: KI im Controlling.
- Prognosen aus eigenen Daten: Liegen genug eigene Daten vor, etwa Aufträge oder Wartungen aus mehreren Jahren, lassen sich Vorhersagen aufbauen, zum Beispiel für Auftragseingang oder Materialbedarf. Das ist ein eigenes Vorhaben unter Maßgeschneiderte Lösungen.
- Wissen aus Ihren Unterlagen: Montageanleitungen, Datenblätter, eigene Arbeitsanweisungen und Antworten auf häufige Kundenfragen werden durchsuchbar. Die KI beantwortet Fragen aus Ihren Unterlagen und zeigt, aus welchem Dokument die Antwort stammt, damit Sie nachsehen können.
Das bleibt Ihre Entscheidung
- Kein Ergebnis der KI geht an Kunden oder in die Buchhaltung, bevor Sie oder Ihre Büroleitung freigegeben haben.
- Preise, Zuschläge und Mengen kommen aus Ihrer Kalkulation und Ihren Regeln, nicht aus einem Sprachmodell.
- Entscheidungen über Menschen, etwa über Bewerbungen oder die Leistung von Beschäftigten, treffen Sie, nicht die KI.
- Welche Daten an welchen KI-Dienst gehen, legen Sie fest.
Herstellerneutral
Womit ich KI in Ihrem Betrieb umsetze
Herstellerneutral: Das Werkzeug richtet sich nach der Aufgabe, nach Ihren Daten und nach den Lizenzen, die Sie schon haben.
KI-Dienste aus der Cloud
Große Sprachmodelle für Texte, Belege und Fragen an Ihre Unterlagen. Die Datenschutzkonferenz und die Hamburger Datenschutzaufsicht empfehlen betriebliche Konten statt privater Zugänge und, wo möglich, das Training mit den Eingaben abzuschalten.
Modelle auf eigener Hardware
Für eng umrissene Aufgaben wie das Auslesen von Belegen oder das Sortieren von Anfragen können auch kleinere Modelle auf einem Rechner in Ihrem Betrieb reichen. Die Daten müssen den Betrieb dann nicht verlassen, dafür braucht es passende Hardware. Ob das für Ihre Aufgabe in Frage kommt, sehen wir uns im Analyse-Gespräch an.
KI-Funktionen Ihrer Software
Bringt Ihre Handwerker- oder Buchhaltungssoftware schon KI-Funktionen mit, etwa zum Auslesen von Belegen, nutze ich zuerst diese. Manche setzen ein Zusatzmodul oder eine bestimmte Lizenz voraus.
Excel, Google Sheets und Ihre Ablage
Die Ergebnisse landen dort, wo Ihr Team arbeitet: in einer Tabelle, als Entwurf im Postfach oder in Ihrer Software, soweit sie dafür einen Import bietet. Kosten Dritter, etwa für Lizenzen oder Zusatzmodule, stehen im Angebot, soweit sie absehbar sind.
Ablauf
In fünf Schritten zur KI-Anwendung im Betrieb
Der Preis steht vor dem Start fest. Umgesetzt wird Schritt für Schritt nach dem Zeitplan aus Ihrem Angebot.
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Analyse-Gespräch
Ich sehe mir an, wo in Ihren Abläufen Schreib- und Tipparbeit anfällt und welche Daten dafür vorliegen. Sie erhalten eine erste Einschätzung, wo KI hilft und wo eine feste Regel ohne KI reicht. Nach dem Analyse-Gespräch bekommen Sie ein schriftliches Angebot mit Preis und Zeitplan: Analyse-Gespräch vereinbaren.
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Umsetzung
Ich richte die Anwendung zuerst für einen Ablauf ein, mit Ihren echten Daten und einer Freigabe durch Sie, bevor ein Ergebnis weitergeht. Jeden Ablauf teste ich vor der Übergabe mit Ihrer Zustimmung an echten Fällen aus Ihrem Betrieb.
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Einweisung und Dokumentation
Ihr Team lernt die Anwendung an Fällen aus Ihrem Betrieb: was sie kann, wo sie Fehler macht und was vor der Freigabe zu prüfen ist. Die Dokumentation beschreibt Ablauf, Einstellungen und Regeln. Was Art. 4 KI-Verordnung zur KI-Kompetenz verlangt, steht im Ratgeber KI-Verordnung und Datenschutz.
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Weiterentwicklung
Das Projekt endet, die Zusammenarbeit nicht. Ändern sich ein KI-Dienst, eine Lizenz oder Ihr Ablauf, passe ich die Anwendung mit Ihnen an; ob und wann, entscheiden Sie.
Beispiel
Belegerfassung in einem Elektrobetrieb mit 8 Beschäftigten,
Belegerfassung in einem Elektrobetrieb mit 8 Beschäftigten,
vorher und nachher
Der Musterbetrieb hat 8 Beschäftigte: den Inhaber, eine Bürokraft und sechs Monteure. Jede Woche gehen rund 60 Belege ohne strukturierte Daten ein, vor allem Lieferscheine, dazu Rechnungen, die keine E-Rechnung sind. Sie kommen auf Papier, als PDF per E-Mail oder als Foto vom Handy. Bisher tippt die Bürokraft Lieferant, Datum, Positionen und Beträge ab und ordnet jeden Beleg einem Auftrag zu. Nachher liest die KI die Werte als Vorschlag aus, die Bürokraft prüft und bestätigt.
Beispielrechnung mit angenommenen Werten. Der Betrieb ist ein Musterbetrieb. Die Zeiten sind Annahmen zur Veranschaulichung, keine gemessenen Werte.
| Arbeitsschritt | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Belege sammeln (60 je Woche) | rund 1 Minute je Beleg, Papier und Anhänge aus mehreren Postfächern: 60 Minuten | rund 30 Sekunden je Beleg, Fotos und PDFs landen in einem Eingangsordner: 30 Minuten |
| Lieferant, Datum, Positionen und Beträge erfassen | rund 4 Minuten je Beleg abtippen: 240 Minuten | rund 1 Minute je Beleg, ausgelesene Werte prüfen: 60 Minuten |
| Beleg dem Auftrag zuordnen | rund 1 Minute je Beleg, Auftragsnummer suchen: 60 Minuten | rund 20 Sekunden je Beleg, Vorschlag bestätigen: 20 Minuten |
| Unklare Belege klären | Rückfragen bei den Monteuren: rund 15 Minuten | markierte Belege gezielt nachfragen: rund 5 Minuten |
| Summe je Woche | rund 375 Minuten | rund 115 Minuten |
Mit diesen Annahmen spart das Büro rund 260 Minuten, also gut 4 Stunden je Woche, über 46 Arbeitswochen knapp 200 Stunden im Jahr. Dem stehen die laufenden Kosten für den KI-Dienst oder die KI-Funktion der Software gegenüber. Welche Werte in Ihrem Betrieb gelten, sehen wir uns im Analyse-Gespräch an; die Rechnung in Euro steht im Ratgeber KI im Handwerk.
Umsetzung
Wer das umsetzt
Peter Ungur
Freiberufler · M.Sc. Big Data & Business Analytics
Ich bin Peter Ungur und arbeite unter dem Namen Betriebslogik als Freiberufler, bundesweit remote und im Raum Stuttgart auch vor Ort. Für KI-Anwendungen zählt vor allem mein Abschluss M.Sc. Big Data & Business Analytics (2025). Beruflich war ich Teamleiter Data Mining & Analytics und bin heute Prozessleiter (Abteilungsleiter) Data Science & Analytics.
Angefangen habe ich als Kfz-Mechatroniker (Abschluss 2009), danach Kaufmann im Einzelhandel (2012) und Filialleiter in einem Kfz-Fachmarkt mit Werkstatt. Dazu kommen die Abschlüsse Geprüfter Technischer Fachwirt (IHK, 2015), Geprüfter Betriebswirt (IHK, 2018) und B.A. Betriebswirtschaftslehre (2021). Aus über 20 Jahren Praxis in Handwerk und Mittelstand kenne ich beide Seiten: die Werkstatt und die Daten. Sie sprechen bei jedem Schritt direkt mit mir.
Gewerke
KI in SHK, Elektro, Kfz und Bau
SHK
Mögliche Notdienst-Anfragen markiert die KI und sortiert sie oben ein; ob Sie ausrücken, entscheiden Sie. Aus Fotos und Notizen vom Vor-Ort-Termin entsteht ein Entwurf der Leistungsbeschreibung; Preise und Mengen kommen aus Ihrer Kalkulation.
Elektro
Lieferscheine des Großhandels werden ausgelesen und als Vorschlag dem Auftrag zugeordnet. Fragen zu Datenblättern und Montageanleitungen beantwortet die KI aus Ihren Unterlagen, mit Verweis auf das Dokument; bei Sicherheitsfragen gilt das Original.
Kfz
Aus den Notizen oder einer Sprachnotiz bei der Fahrzeugannahme entsteht ein Entwurf für den Werkstattauftrag, den Sie prüfen und ergänzen. Die Fehlersuche am Fahrzeug bleibt Sache der Werkstatt; die KI stellt keine Diagnose.
Bau und Ausbau
Aus Baustellenfotos und Sprachnotizen entstehen Entwürfe für Bautagebuch und Nachtragsbeschreibung. Mengen und Preise für den Nachtrag kommen aus Aufmaß und Kalkulation, nicht aus der KI.
FAQ
Häufige Fragen zu KI im Handwerk
Das hängt von der Aufgabe ab. Für Anfragen sind es die E-Mails oder Formulareingänge, für Belege die Lieferscheine und Rechnungen als PDF oder Foto, für Fragen an Ihre Unterlagen die Dokumente selbst. Wichtiger als die Menge ist, dass die Daten einheitlich abgelegt sind, etwa mit Auftragsnummer. Was davon schon vorliegt, sehen wir uns im Analyse-Gespräch an.
Ich arbeite datensparsam: Ihre Daten werden nur für den vereinbarten Zweck verarbeitet, und Lösungen laufen wo möglich lokal in Ihrem Betrieb oder in Rechenzentren innerhalb der EU. Wo ich personenbezogene Daten für Sie verarbeite, schließe ich mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Welche Einstellungen die Datenschutzaufsicht für KI-Chatbots empfiehlt, steht im Ratgeber KI-Verordnung und Datenschutz.
Wer KI beruflich in eigener Verantwortung nutzt, ist nach Art. 3 Nr. 4 KI-Verordnung Betreiber. Für Betreiber zählen vor allem Maßnahmen, die die Entwicklung der KI-Kompetenz der Beschäftigten unterstützen (Art. 4). Je nach Einsatz kommt der Hinweis hinzu, dass täuschend echt wirkende Bilder, Videos oder Tonaufnahmen (Deepfakes) und bestimmte Texte mit KI erzeugt sind (Art. 50). Eine Einordnung mit amtlichen Quellen, keine Rechtsberatung, finden Sie im Ratgeber KI-Verordnung und Datenschutz.
Der Preis für die Einrichtung richtet sich nach dem Aufwand und steht vor dem Start fest. Nach dem Analyse-Gespräch bekommen Sie ein schriftliches Angebot mit Preis und Zeitplan. Dazu kommen laufende Kosten für den KI-Dienst oder die KI-Funktion Ihrer Software, je nach Anbieter etwa je Nutzer und Monat oder nach Verbrauch. Kosten Dritter, etwa für Lizenzen oder Zusatzmodule, stehen im Angebot, soweit sie absehbar sind. Betriebs-Check und Analyse-Gespräch sind kostenlos.
Das kann sich lohnen, wenn eine Aufgabe jede Woche wiederkehrt und viel Schreib- oder Tipparbeit kostet, etwa Belege oder Anfragen. Erledigt im kleinen Betrieb eine Person das Büro neben dem Tagesgeschäft, zählt jede Stunde. Manchmal reicht auch eine feste Regel ohne KI; das klären wir im Analyse-Gespräch.
Die Anwendungen, die ich einrichte, übernehmen Vorarbeit wie Abtippen, Sortieren und erste Entwürfe. Prüfen, freigeben und mit Kunden sprechen bleibt bei Ihrem Team. Was Sie mit der gewonnenen Zeit machen, entscheiden Sie, etwa Rechnungen früher schreiben oder offene Angebote nachfassen.
Das hängt vom Umfang ab und davon, wie schnell Daten, Zugänge und Rückmeldungen vorliegen. Bei KI-Anwendungen kommt es außerdem darauf an, welchen KI-Dienst Sie nutzen wollen und wie einheitlich Ihre Belege, Anfragen oder Unterlagen vorliegen. Nach dem Analyse-Gespräch erhalten Sie, soweit absehbar, einen konkreten Zeitplan. Der Zeitplan nennt die einzelnen Schritte und was ich dafür von Ihnen brauche. Wir beginnen mit einem Ablauf und bauen danach schrittweise aus.
Für Digitalisierungsvorhaben kleiner und mittlerer Betriebe gibt es je nach Bundesland Zuschuss- und Kreditprogramme, einige nennen KI ausdrücklich. Eine Übersicht mit amtlichen Quellen finden Sie unter Förderprogramme für Digitalisierung. Ob Ihr Vorhaben förderfähig ist, entscheidet die Förderstelle. Viele Programme verlangen den Antrag vor dem Auftrag.
Wo kostet Sie Schreib- und Tipparbeit heute am meisten Zeit?
Im kostenlosen Analyse-Gespräch zeige ich Ihnen, wo KI in Ihren Abläufen hilft und wo eine feste Regel reicht. Nach dem Analyse-Gespräch bekommen Sie ein schriftliches Angebot mit Preis und Zeitplan. Wenn Sie zuerst selbst prüfen möchten, starten Sie mit dem Betriebs-Check.