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Betriebs-Check
10 Fragen geben Ihnen eine erste Orientierung, wo Ihr Betrieb Zeit verliert und welches Paket in Frage kommt. Kostenlos, ohne Anmeldung, Ergebnis direkt im Browser: Betriebs-Check starten.
Für Handwerksbetriebe
Prozessautomatisierung im Handwerk: Büroroutine abgeben, Freigabe behalten
Angebote, Rechnungen, Stammdaten, Stundenzettel und Nachkalkulation kosten Zeit am Schreibtisch, die auf der Baustelle und in der Werkstatt fehlt. Ich richte Abläufe ein, die wiederkehrende Schritte übernehmen, möglichst mit den Werkzeugen, die Sie schon haben.
Kurz erklärt
Prozessautomatisierung im Handwerk heißt: Wiederkehrende Büroarbeit wie Kalkulation, Rechnungsstellung, Preispflege und Stundenübertragung übernimmt ein Werkzeug, das einmal eingerichtet und danach gepflegt wird, etwa wenn neue Preisdateien bereitstehen oder sich Ihre Software ändert. Ich setze das in Ihrem Handwerksbetrieb um, mit Excel, Google Sheets oder Ihrer vorhandenen Handwerkersoftware, wo es passt, auch mit KI. Sie behalten jede Entscheidung über Preise, Freigaben und Kunden. Nach dem Analyse-Gespräch bekommen Sie ein schriftliches Angebot mit Preis und Zeitplan. Am Ende steht eine fertige Lösung mit Einweisung und Dokumentation.
Ausgangslage
Wo Ihr Betrieb heute Zeit verliert
Wenn Sie sich in einem dieser Punkte wiedererkennen, lohnt sich ein genauer Blick auf Ihre Abläufe.
Angebote kosten Stunden
Positionen kommen aus alten Angeboten, Preise aus dem Katalog, Stunden aus der Erfahrung. Bei größeren Angeboten sind so mehrere Stunden weg, und der Kunde wartet.
Einkaufspreise sind nicht aktuell
Die neue Preisdatei liegt im Kundenkonto beim Großhändler, der Artikelstamm bleibt alt. Steigen die Einkaufspreise, fehlt die Differenz in Ihrer Marge.
Dieselben Daten dreimal eingetippt
Der Kunde steht auf dem Zettel, in der Excel-Liste und in der Software. Jede Übertragung kostet Zeit und kann Fehler erzeugen, die später jemand suchen muss.
Stunden und Material fehlen beim Auftrag
Stundenzettel kommen am Freitag, Lieferscheine irgendwann. Ob sich ein Auftrag gelohnt hat, zeigt sich erst spät, weil im Alltag kaum Zeit für die Nachkalkulation bleibt.
Rechnungen gehen zu spät raus
Die Arbeit ist fertig, die Rechnung wartet, weil Aufmaß, Stunden und Material erst zusammengesucht werden. Je später die Rechnung rausgeht, desto später kommt das Geld.
Das Büro hängt an einer Person
Weiß nur eine Person, wie die Kalkulationsliste funktioniert, bleiben Angebote und Rechnungen liegen, sobald sie krank oder im Urlaub ist.
Leistung
Was ich automatisiere und was bei Ihnen bleibt
Automatisiert wird, was sich wiederholt und nach festen Regeln läuft; was Erfahrung und Urteil braucht, bleibt bei Ihnen.
Das übernimmt das Werkzeug
- Stammdaten und Preispflege: Artikel, Leistungen und Kunden liegen an einem Ort, ohne Dubletten und mit einheitlichen Einheiten. Neue Preisdateien aus Ihrem Kundenkonto beim Großhändler, etwa Datanorm- oder Excel-Dateien, werden eingelesen, die Preise fortgeschrieben und auffällige Sprünge markiert.
- Angebotskalkulation: Sie wählen Positionen, Mengen und Stunden, die Vorlage rechnet Materialpreis, Zuschläge und Stundensatz. Standardleistungen setzen Sie aus fertigen Paketen zusammen statt aus alten Angeboten; Details unter Kalkulation im Handwerk automatisieren.
- Vom Auftrag zur Rechnung: Sind Aufmaß, Stunden und Material am Auftrag erfasst, fließen sie in den Rechnungsentwurf. Sie prüfen und geben frei, statt alles neu zu erfassen.
- Stunden und Material je Auftrag: Stundenzettel und Lieferscheine werden dem Auftrag zugeordnet, aus Ihrer vorhandenen Zeiterfassung oder aus einer einfachen digitalen Erfassung. Lieferscheine, die nur auf Papier kommen, werden einmal erfasst. Die Rückfragen am Freitag werden seltener.
- Nachkalkulation: Kalkulierte und tatsächliche Stunden, Material und Nachträge stehen je Auftrag nebeneinander. Sind Stunden und Material am Auftrag erfasst, sehen Sie nach dem Auftrag, ob er sich gelohnt hat, nicht erst am Jahresende.
- Wiederkehrende Routinen: Erinnerungen zum Nachfassen offener Angebote, Wartungstermine und Bestellvorschläge laufen nach Zeitplan.
Das bleibt Ihre Entscheidung
- Welche Stundensätze, Zuschläge und Rabatte gelten, legen Sie fest; das Werkzeug rechnet nur damit.
- Kein Angebot und keine Rechnung geht raus, bevor Sie oder Ihre Büroleitung freigegeben haben.
- Ob ein Nachtrag berechnet wird und wie Sie mit einem Kunden umgehen, bleibt Ihre Entscheidung.
- Welche Daten in welches System gehören und wer darauf zugreift, bestimmen Sie.
Künstliche Intelligenz
Wo KI im Handwerksbüro helfen kann
In Paket 03 kommt KI dort dazu, wo Texte und Belege Vorarbeit kosten. Die KI macht einen Vorschlag, entschieden und freigegeben wird bei Ihnen. Weitere Einsatzfelder, etwa Auswertungen und Wissen aus Ihren Unterlagen, stehen unter KI im Handwerk umsetzen.
Mögliche Einsatzfälle
- Anfragen und E-Mails vorsortieren: Eingehende Anfragen per E-Mail oder Kontaktformular werden nach Art sortiert, etwa Notdienst, Angebotswunsch oder Rückfrage, und Name, Adresse und Anliegen herausgezogen. Sie sehen, was zuerst dran ist.
- Angebotstexte aus Stichpunkten: Aus Ihren Notizen vom Vor-Ort-Termin entsteht ein Vorschlag für Leistungsbeschreibung und Anschreiben. Preise und Mengen kommen weiter aus Ihrer Kalkulation, nicht aus der KI.
- Belege und Lieferscheine auslesen: Lieferant, Datum, Positionen und Beträge werden aus Lieferscheinen und Eingangsrechnungen gelesen und als Vorschlag dem Auftrag zugeordnet. Sie prüfen die Werte, bevor sie übernommen werden.
- Angebote und Rechnungen gegenprüfen: Vor dem Versand sucht die KI nach möglichen Auffälligkeiten, etwa fehlenden Positionen, ungewöhnlichen Mengen oder Abweichungen zwischen Angebot und Rechnung. Die Hinweise sehen Sie vor der Freigabe; Ihre eigene Prüfung ersetzen sie nicht.
So setze ich KI ein
- Kein Ergebnis der KI geht an Kunden oder in die Buchhaltung, bevor Sie oder Ihre Büroleitung freigegeben haben.
- Jeden Ablauf teste ich vor der Übergabe mit Ihrer Zustimmung an echten Fällen aus Ihrem Betrieb.
- Kosten Dritter, etwa für Lizenzen oder Zusatzmodule, stehen im Angebot, soweit sie absehbar sind.
Herstellerneutral
Womit ich Prozesse im Handwerksbetrieb automatisiere
Digitalisierung heißt für mich nicht zuerst neue Software, sondern Abläufe, die mit dem laufen, was in Ihrem Betrieb schon da ist.
Excel oder Google Sheets
Für Kalkulation, Artikelstamm und Nachkalkulation kann eine sauber gebaute Tabelle reichen, mit festen Formeln, Eingabeprüfungen und Schutz vor versehentlichem Überschreiben. Kennt Ihr Team das Programm schon, fällt die Einarbeitung leichter.
Ihre vorhandene Handwerkersoftware
Wenn Sie ein Programm für Angebote, Aufträge und Rechnungen haben, bleibt es das Zentrum. Ich richte Vorlagen, Stammdaten und Übergaben so ein, dass die Software mehr Arbeit übernimmt, statt nur Ablage zu sein. Manche Funktionen setzen ein Zusatzmodul oder einen Pflegevertrag beim Hersteller voraus.
Preisdateien des Großhandels
Datanorm- oder Excel-Dateien aus Ihrem Kundenkonto beim Großhändler werden regelmäßig eingelesen und mit Ihren Konditionen verrechnet. Angebote rechnen mit dem Stand der zuletzt eingelesenen Datei. Unterstützt Ihre Handwerkersoftware IDS Connect oder Open Masterdata und bietet Ihr Großhändler das an, lassen sich Artikel und Preise auch direkt übernehmen.
Verbindungen zwischen Systemen
Wo Zeiterfassung, Software, Tabelle und Buchhaltung getrennt laufen, verbinde ich sie über die Exporte und Schnittstellen, die Ihre Programme bieten. Ziel ist, dass Daten nur einmal erfasst und dort weiterverwendet werden, wo sie gebraucht werden. Fehlt eine offene Schnittstelle, hängt die Anbindung vom Hersteller ab.
Ablauf
In fünf Schritten von der Analyse zur fertigen Lösung
Der Preis steht vor dem Start fest. Umgesetzt wird Schritt für Schritt nach dem Zeitplan aus Ihrem Angebot.
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Analyse-Gespräch
Ich sehe mir Ihre Abläufe an: Angebote, Stammdaten, Zettel, Software. Sie erhalten eine erste Einschätzung, was sich automatisieren lässt. Nach dem Analyse-Gespräch bekommen Sie ein schriftliches Angebot mit Preis und Zeitplan. Den Termin vereinbaren Sie über Kontakt.
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Umsetzung
Ich baue die Lösung mit Ihren echten Daten, zuerst für einen Ablauf, und stimme Zwischenstände mit Ihnen ab. Jeden Ablauf teste ich vor der Übergabe mit Ihrer Zustimmung an echten Fällen aus Ihrem Betrieb. Sie sprechen dabei immer direkt mit mir, ohne Projektleiter dazwischen.
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Einweisung und Dokumentation
Ihr Team lernt das Werkzeug an Fällen aus Ihrem Betrieb. Dazu bekommen Sie eine Dokumentation, mit der auch eine Vertretung zurechtkommt.
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Weiterentwicklung
Das Projekt endet, die Zusammenarbeit nicht. Kommt ein neues Gewerk oder ein neuer Lieferant dazu, passe ich die Lösung mit Ihnen an.
Beispiel
Ein SHK-Musterbetrieb mit 12 Beschäftigten,
Ein SHK-Musterbetrieb mit 12 Beschäftigten,
vorher und nachher
Der Musterbetrieb hat 12 Beschäftigte: den Inhaber, zwei Bürokräfte und neun Monteure. Er kalkuliert in Excel und schreibt Rechnungen in einer Handwerkersoftware. Stundenzettel kommen auf Papier, die Preisdatei des Großhandels wird selten eingelesen.
Beispielrechnung mit angenommenen Werten. Der Betrieb ist ein Musterbetrieb. Die Zeiten sind Annahmen zur Veranschaulichung, keine gemessenen Werte.
| Arbeitsschritt | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Angebot kalkulieren (4 Angebote je Woche) | rund 2 Stunden je Angebot, Preise aus Katalog und Telefon | rund 45 Minuten je Angebot, Preise aus dem gepflegten Artikelstamm |
| Preisdatei des Großhandels einlesen (einmal im Monat) | rund 3 Stunden, wird oft verschoben | rund 30 Minuten: Datei aus dem Kundenkonto laden, Einlesen starten, markierte Preissprünge prüfen |
| Stundenzettel übertragen (9 Zettel je Woche) | rund 10 Minuten je Zettel, mit Rückfragen | rund 2 Minuten Kontrolle je Zettel, die Monteure erfassen ihre Stunden digital am Auftrag |
| Rechnung aus Auftrag erstellen (8 Rechnungen je Woche) | rund 30 Minuten je Rechnung | rund 10 Minuten je Rechnung, der Entwurf ist vorbefüllt |
| Nachkalkulation je Auftrag (8 Aufträge je Woche) | nur bei Verdacht, dann rund 1 Stunde | rund 5 Minuten Kontrolle, Soll und Ist stehen nebeneinander |
Mit diesen Annahmen spart das Büro rund 9 Stunden je Woche. Die Zeit für die Nachkalkulation von 8 Aufträgen je Woche ist dabei schon abgezogen. Welche Werte in Ihrem Betrieb gelten, sehen wir uns im Analyse-Gespräch an.
Umsetzung
Wer das umsetzt
Peter Ungur
Freiberufler · M.Sc. Big Data & Business Analytics
Ich bin Peter Ungur und arbeite als Freiberufler unter dem Namen Betriebslogik, bundesweit remote und im Raum Stuttgart auch bei Ihnen vor Ort. Angefangen habe ich als Kfz-Mechatroniker (Abschluss 2009), danach Kaufmann im Einzelhandel (2012) und Filialleiter in einem Kfz-Fachmarkt mit Werkstatt. Ich weiß aus eigener Erfahrung, wie Angebote und Rechnungen nach Feierabend liegen bleiben.
Danach folgten die Abschlüsse Geprüfter Technischer Fachwirt (IHK, 2015), Geprüfter Betriebswirt (IHK, 2018), B.A. Betriebswirtschaftslehre (2021) und M.Sc. Big Data & Business Analytics (2025); beruflich führte der Weg vom Teamleiter Data Mining & Analytics zum Prozessleiter Data Science & Analytics. Diese zwei Welten, Werkstatt und Datenanalyse, bringe ich mit über 20 Jahren Praxis in Handwerk und Mittelstand in Ihren Betrieb: Werkzeuge, die ich vor der Übergabe mit Ihrer Zustimmung an echten Fällen aus Ihrem Betrieb teste, mit Einweisung und Dokumentation.
Gewerke
Prozessautomatisierung in SHK, Elektro, Kfz und Bau
SHK
Angebote für Badsanierung und Heizungstausch entstehen aus dem gepflegten Artikelstamm statt aus dem Katalog. Die Preisdateien des Großhandels werden regelmäßig eingelesen. Wartungstermine laufen nach Zeitplan, die zugehörigen Rechnungsentwürfe liegen zur Freigabe bereit.
Elektro
Metallzuschläge auf Leitungen sind als Regel hinterlegt und rechnen mit der zuletzt eingetragenen Notierung. Angebote entstehen aus wiederkehrenden Leistungspaketen. Stunden je Baustelle landen beim Auftrag und machen die Nachkalkulation möglich.
Kfz
Kostenvoranschläge entstehen aus Arbeitswerten und Teilepreisen aus den Katalogen in Ihrer Werkstattsoftware oder von Ihrem Teilehändler. Der Werkstattauftrag wird mit wenigen Eingaben zur Rechnung, und je Auftrag sehen Sie, ob sich die Arbeit gelohnt hat.
Bau und Ausbau
Kommt das Leistungsverzeichnis des Auftraggebers als GAEB-Datei, übernehmen Sie es in die eigene Kalkulation, sofern Ihre Software das Format einlesen kann. Aufmaß und Nachträge werden je Baustelle fortgeschrieben. Baustellenstunden und Lieferscheine sind dem Projekt zugeordnet, bevor die Schlussrechnung geschrieben wird.
FAQ
Häufige Fragen zur Prozessautomatisierung im Handwerk
Nicht unbedingt. Ich arbeite zuerst mit dem, was Sie haben: Excel, Google Sheets oder Ihre vorhandene Handwerkersoftware. Manche Funktionen, etwa eine direkte Anbindung an Ihren Großhändler, setzen in Ihrer Software ein Zusatzmodul, eine aktuelle Version oder einen laufenden Pflegevertrag voraus. Außerdem muss Ihr Großhändler das anbieten. Neue Werkzeuge kommen nur ins Spiel, wenn der Nutzen den Aufwand klar überwiegt, und dann bespreche ich die Optionen vorher mit Ihnen.
Der Preis richtet sich nach dem Aufwand und steht vor dem Start fest. Nach dem Analyse-Gespräch bekommen Sie ein schriftliches Angebot mit Preis und Zeitplan. Kosten Dritter, etwa für Lizenzen oder Zusatzmodule, stehen im Angebot, soweit sie absehbar sind. Es gibt kein offenes Stundenkonto, keine Lohnnebenkosten und keine feste Stelle. Betriebs-Check und Analyse-Gespräch sind kostenlos.
Das hängt vom Umfang ab und davon, wie schnell Daten, Zugänge und Rückmeldungen vorliegen. Bei der Prozessautomatisierung kommt es außerdem darauf an, welche Exporte und Schnittstellen Ihre Programme bieten und ob Stunden und Material schon digital erfasst werden. Nach dem Analyse-Gespräch erhalten Sie, soweit absehbar, einen konkreten Zeitplan. Der Zeitplan nennt die einzelnen Schritte und was ich dafür von Ihnen brauche. Wir beginnen mit einem Ablauf und bauen danach schrittweise aus.
Ich arbeite datensparsam: Ihre Daten werden nur für den vereinbarten Zweck verarbeitet, und Lösungen laufen wo möglich lokal in Ihrem Betrieb oder in Rechenzentren innerhalb der EU. Wo ich personenbezogene Daten für Sie verarbeite, schließe ich mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
Wenn Ihr Großhändler Ihnen Preisdateien bereitstellt, ja. Datanorm- oder Excel-Dateien aus Ihrem Kundenkonto werden in Ihren Artikelstamm eingelesen und mit Ihren Konditionen verrechnet. Das Einlesen richte ich ein. Unterstützt Ihre Handwerkersoftware IDS Connect oder Open Masterdata und bietet Ihr Großhändler das an, lassen sich Artikel und Preise auch direkt übernehmen. In der Kfz-Werkstatt spielt Datanorm kaum eine Rolle: Teilepreise kommen über die Teilekataloge in Ihrer Werkstattsoftware oder die Portale Ihrer Teilehändler. Was bei Ihnen möglich ist, klären wir im Analyse-Gespräch.
Mit der Übergabe endet das Projekt, nicht die Zusammenarbeit. Ihr Team arbeitet mit Einweisung und Dokumentation selbstständig, und bei Fragen sprechen Sie direkt mit mir. Kommt etwas Neues dazu, entwickle ich die Lösung mit Ihnen weiter; ob und wann, entscheiden Sie.
Für Digitalisierungsvorhaben kleiner und mittlerer Betriebe gibt es je nach Bundesland Zuschuss- und Kreditprogramme. Eine Übersicht nach Bundesland und zum Förderkredit der KfW, mit amtlichen Quellen, finden Sie unter Förderprogramme für Digitalisierung. Ob Ihr Vorhaben förderfähig ist, entscheidet die Förderstelle. Eine Zusage dazu gebe ich nicht.
Das kann sich lohnen, wenn sich eine Aufgabe jede Woche wiederholt. Erledigt im kleinen Betrieb eine Person das Büro neben dem Tagesgeschäft, zählt jede Stunde, die Kalkulation oder Rechnung weniger kostet. Ich fange dann mit dem Ablauf an, der am meisten Zeit frisst.
Welcher Ablauf kostet Sie gerade am meisten Zeit?
Im kostenlosen Gespräch zeige ich Ihnen, was in Ihrem Betrieb möglich ist. Nach dem Analyse-Gespräch bekommen Sie ein schriftliches Angebot mit Preis und Zeitplan. Wenn Sie zuerst selbst prüfen möchten, starten Sie mit dem Betriebs-Check.