Nach­kalkulation im Handwerk: jeden Auftrag in vier Schritten nachrechnen

Nachkalkulation heißt: Nach dem Abschluss eines Auftrags werden die Werte aus dem Angebot mit den tatsächlichen Stunden, Materialkosten und Erlösen verglichen. Laut Leitfaden der Handwerkskammer Dortmund sollte ein Betrieb in jedem Fall prüfen, ob sein Angebot richtig kalkuliert war. Grundlage dafür sind die tatsächlich verbrauchten Mengen und die tatsächlichen Preise, etwa für Material und Personal (S. 10).

Die Formeln der Schritte 1 bis 3 und alle Seitenangaben stammen aus dem Leitfaden „Controlling im Wirtschaftsbereich Handwerk“ der Handwerkskammer Dortmund (3. Auflage 2019). Eigene Ergänzungen dieses Ratgebers sind die Zuordnung des kalkulierten Satzes zur Stundensatz-Kalkulation auf S. 15 und die Zerlegung in Schritt 4. Die Kennzahlen für den ganzen Betrieb, vom erzielten Stundenverrechnungssatz bis zur Liquidität, stehen im Ratgeber Controlling im Handwerksbetrieb.

Vorkalkulation, Kontrolle im Auftrag, Nach­kalkulation

Wichtige Schlüssel dafür, warum Ergebnisse von den Zielen abweichen, können laut Leitfaden in der Planung (Vorkalkulation) und in der Ergebniskontrolle (Nachkalkulation) liegen (S. 10). Dazwischen liegt die Ausführung. Wer dort schon mitzählt, sieht Mehrstunden und Mehrmaterial, solange sich noch etwas tun lässt, etwa einen Nachtrag vereinbaren.

Die drei Stufen hängen zusammen: Die Vorkalkulation braucht laut Leitfaden konkrete Informationen aus dem Rechnungswesen, aus der Nachkalkulation abgeschlossener Aufträge und von den Einkaufspreisen (S. 10). Zeitansätze für das nächste Angebot lassen sich also an nachgerechneten Aufträgen prüfen; Kosten und Zuschläge kommen aus dem Rechnungswesen. Wie ein Angebotspreis entsteht, zeigt der Ratgeber Kalkulation im Handwerk automatisieren.

Welche Daten Sie je Auftrag brauchen

Vier Werte je Auftrag reichen für den Anfang: Preis, Material und Stunden jeweils als Soll und als Ist, dazu der kalkulierte Satz als Maßstab. Das Soll ist das Angebot, das der Kunde angenommen hat; wird das Angebot später geändert, bleibt die angenommene Fassung der Maßstab, und Änderungen laufen als Nachträge.

Der gemeinsame Schlüssel ist die Auftragsnummer. Sie steht auf dem Angebot, auf jedem Stundenzettel, auf der Bestellung im Großhandel als Kommission und auf der Schlussrechnung. Erst dann lassen sich die Quellen ohne Suchen zusammenführen.

Stunden je Auftrag erfassen: die Voraussetzung

Material lässt sich über Lieferscheine und Kommissionen nachvollziehen. Bei den Stunden gelingt das nur, wenn sie je Auftrag erfasst sind und nicht nur als Tagessumme vorliegen. Laut Leitfaden müssen für aussagefähige Ergebnisse die Ist-Zeiten auftragsbezogen und je Person erfasst werden, auch die produktiven Stunden des mitarbeitenden Inhabers. Zusammen mit den Materialverbräuchen je Baustelle ist die Nachkalkulation dann nach dem Leitfaden recht unkompliziert (S. 17).

Praktisch heißt das: Jede Stunde bekommt eine Auftragsnummer, auch Fahrzeit, Kundendienst und Nacharbeit; was zu keinem Auftrag gehört, bekommt eine eigene Kennung, damit es nicht in der nächsten Baustelle verschwindet. Nachträge werden als eigene Position gebucht, sonst gehen ihre Stunden im Hauptauftrag unter. Wie sich die Zeiterfassung am Auftrag organisieren lässt und was für die Erfassung der Arbeitszeit gesetzlich gilt, steht im Ratgeber Prozesse im Handwerk automatisieren. Stunden je Person sind personenbezogene Daten; vor dem Aufbau sollte feststehen, wer die Auswertung sieht.

Soll-Ist-Vergleich in vier Schritten

Die ersten drei Schritte folgen dem Schema der Nachkalkulation im Leitfaden (S. 11). Der vierte Schritt zerlegt das Ergebnis in vier Posten.

Schritt 1: Wertschöpfung des Auftrags

Rechnungsbetrag minus Rabatt und Skonto, ohne Umsatzsteuer, ergibt den Zahlbetrag netto. Davon gehen Material und Fremdleistungen netto zu Einkaufspreisen sowie Bürgschaftskosten (Avale) ab. Der Rest ist die Wertschöpfung des Auftrags (S. 11, Zeile I). Material wird zum Einkaufspreis abgezogen, nicht zum Preis im Angebot; sonst fehlt der Materialaufschlag in der Wertschöpfung.

Schritt 2: Ist-Stunden und erzielter Satz

Die produktiven Stunden aller Beteiligten am Auftrag werden addiert, Auszubildende umgerechnet auf Gesellenstunden, der Inhaber mitgezählt (S. 11, Zeile K). Wertschöpfung geteilt durch diese Stunden ergibt den erzielten Stundenverrechnungssatz des Auftrags (Zeile L).

Schritt 3: Vergleich mit dem kalkulierten Satz

Das Ergebnis des Auftrags ist erzielter Satz minus kalkulierter Satz, mal Stunden (S. 11, Zeile N). Dasselbe ergibt: Wertschöpfung minus kalkulierter Satz mal Ist-Stunden. Kalkulierter Satz heißt hier der kalkulatorische Stundensatz des Betriebs (S. 11, Zeile M), also der Satz, der Personalkosten, Betriebskosten, Kapitaldienst, Privatbedarf sowie Wagnis und Gewinn deckt. Der Leitfaden ordnet Zeile M keiner Zeile seiner Stundensatz-Kalkulation zu; dieser Ratgeber nimmt dafür im Schema auf S. 15 Zeile L, den Stundensatz ohne Materialerlös, plus Zeile M, den Wagnis- und Gewinnzuschlag, noch vor Abzug der Erlöse Material in Zeile N. Nach dem Schema auf S. 15 ist der Satz, der im Angebot auf die Arbeitszeit kommt, um den Materialerlös gemindert; mit ihm fällt jedes Ergebnis zu gut aus. Warum das so ist, erklärt der Ratgeber Controlling im Handwerksbetrieb.

Ein Plus heißt: Der Auftrag hat mehr gebracht, als die Kalkulation für seine Stunden verlangt. Das gilt je Auftrag nur, wenn auf seine Stunden etwa so viel Material kommt wie in der Kalkulation; Aufträge mit wenig Material je Stunde, etwa Wartungen, liegen sonst eher darunter, materialreiche eher darüber. Deshalb gehört zum Ergebnis immer der vierte Schritt.

Schritt 4: Abweichung zerlegen

Zuerst die Reserve im Angebot: Angebotssumme minus kalkuliertes Material samt Fremdleistungen und Bürgschaftskosten minus kalkulierter Satz mal Soll-Stunden. Das ist der Betrag, den das Angebot über diese Kosten und die Soll-Stunden zum kalkulierten Satz hinaus enthielt. Darin stecken der Materialaufschlag, soweit der Stundensatz im Angebot ihn nicht schon als Materialerlös abzieht (S. 15, Zeile N), dazu ein Skontozuschlag (Zeile P) und Preisaufschläge, abzüglich der Nachlässe im Angebot. Bei wenig Material je Stunde kann die Reserve klein oder negativ sein. Mit dieser Reserve gilt für jeden Auftrag:

Ergebnis des Auftrags = Reserve im Angebot plus Nachträge minus Mehrmaterial minus Mehrstunden mal kalkulierter Satz.

Nachträge sind die Differenz zwischen dem Zahlbetrag netto aus Schritt 1 und der Angebotssumme; rechnet der Betrieb nach Aufmaß ab, stecken darin auch Mehr- und Mindermengen. Nachlässe auf der Rechnung, Rabatt und Skonto zählen mit umgekehrtem Vorzeichen. Mehrmaterial ist Ist minus Soll für Material, Fremdleistungen und Bürgschaftskosten zusammen, Mehrstunden sind Ist-Stunden minus Soll-Stunden; liegt das Ist unter dem Soll, wird der Posten zum Plus. Die vier Posten ergeben zusammen genau das Ergebnis aus Schritt 3. Erst diese Zerlegung zeigt, ob ein Minus am Preis, am Material oder an den Stunden liegt. Stunden und Material eines Nachtrags oder einer Mehrmenge zählen dabei als Mehrstunden und Mehrmaterial, weil das Soll das angenommene Angebot ist; ein nie berechneter Nachtrag steckt ganz darin und zeigt sich erst beim Blick auf die Baustelle.

Beispielrechnung: drei Auftragsarten nachkalkuliert

In der folgenden Beispielrechnung mit angenommenen Werten liegen zwei Auftragsarten über der Kalkulation und eine darunter; die Zerlegung zeigt, dass unter den Abweichungen vom Angebot die 26 Mehrstunden mit 1.768 € am schwersten wiegen.

Aus den Zahlen folgen Fragen, keine fertigen Antworten. Im Musterbetrieb könnte der Inhaber fragen:

• Dauert eine Wartung mit Anfahrt und Dokumentation regelmäßig 2,5 Stunden? Dann ist der Ansatz von 2 Stunden zu knapp: Mit 2 Stunden je Einsatz lägen die Wartungen bei plus 636 € (3.900 € minus 68 € mal 48), mit 2,5 Stunden liegen sie bei minus 180 €.
• Woher kamen die 12 Mehrstunden bei der Badsanierung: aus dem Nachtrag, aus Wartezeiten auf Material oder aus Nacharbeit?
• Wurden die 600 € Mehrmaterial der Badsanierung verbaut und nicht berechnet, oder stecken sie im Nachtrag?

Was aus den Antworten folgt, entscheidet der Betrieb.

Abweichungen deuten

Der Leitfaden rät bei Abweichungen zu fragen, ob die Ziele zu hoch gesteckt oder die Maßnahmen nicht ausreichend oder nicht die richtigen waren. Die Nachkalkulation soll zeigen, wo Schwachstellen im Betrieb oder nur in der Kalkulation liegen (S. 10). Die vier Posten aus Schritt 4 führen zu den Ursachen.

• Mehrstunden: Zuerst die Stunden der Nachträge und Mehrmengen herausrechnen. Dann: War der Zeitansatz zu knapp, oder lief die Baustelle schlecht? Hinweise geben die Stunden je Person und Tag: Wartezeiten auf Material, Nacharbeit, unklare Absprachen mit dem Kunden oder zusätzliche Fahrten. Ein zu knapper Ansatz zeigt sich bei jedem Auftrag dieser Auftragsart wieder, eine schlecht gelaufene Baustelle nur bei diesem einen Auftrag.
• Mehrmaterial: Zuerst das Material der Nachträge und Mehrmengen herausrechnen. Dann: verbaut, aber nicht berechnet; Preissteigerung zwischen Angebot und Einkauf; Verschnitt oder Bruch; teurere Fremdleistungen oder Bürgschaftskosten, die das Angebot nicht enthielt. Mehrmaterial, das der Kunde bestellt hat, gehört in einen Nachtrag.
• Nachträge: Zusätzliche Leistungen, die vereinbart, aber nie in Rechnung gestellt wurden, erscheinen nicht als Nachtrag, sondern als Mehrstunden und Mehrmaterial. Ihr Erlös fehlt, obwohl Stunden und Material angefallen sind. Deshalb bekommt jede Zusatzleistung eine Position und eine Bestätigung des Kunden.
• Preis: Nachlässe im Angebot, Pauschalen und alte Preislisten drücken die Reserve; Nachlässe auf der Rechnung, Rabatt und Skonto drücken den Posten Nachträge. Sinkt die Reserve je Stunde bei einer Auftragsart über die Zeit, gehören Preis oder Pauschale dieser Auftragsart auf den Prüfstand.

Ein Minus bei einem einzelnen Auftrag ist nicht automatisch ein Verlust: Der kalkulierte Satz enthält auch Privatbedarf sowie Wagnis und Gewinn (S. 15). Liegt die Wertschöpfung aller Aufträge im Jahr unter Personalkosten, Betriebskosten und Kapitaldienst, reicht sie nicht einmal für die Kosten des Betriebs, und für den Privatbedarf des Inhabers bleibt nichts. Je geplanter produktiver Stunde ist diese Grenze der betriebsnotwendige Stundensatz (S. 15, Zeile J); werden weniger Stunden produktiv als geplant, reicht auch dieser Satz nicht.

Von Einzelaufträgen zur Auftragsart und zum Kunden

Ein einzelner Auftrag kann schlecht laufen. Aussagekräftig wird die Nachkalkulation, wenn die Ergebnisse je Auftragsart über Monate zusammenkommen: Mehrstunden in Prozent der Soll-Stunden, Reserve im Angebot je Stunde, Anteil der Aufträge mit Nachtrag. Dann zeigt sich, ob ein Zeitansatz grundsätzlich zu knapp ist oder ob ein bestimmter Kunde ständig Änderungen wünscht, ohne dass ein Nachtrag entsteht.

Beim Vergleich zwischen Auftragsarten zählt das Material je Stunde: Materialarme Arbeiten wie Wartung und Kundendienst haben bei einem um den Materialerlös geminderten Stundensatz im Angebot eine kleine oder sogar negative Reserve und liegen beim Ergebnis je Stunde strukturell tiefer als materialreiche Arbeiten. Verglichen wird deshalb innerhalb einer Auftragsart über die Zeit und gegen die eigene Reserve, nicht Wartung gegen Heizungstausch. Als Kennzahl für den ganzen Betrieb steht das Ergebnis je Auftrag im Ratgeber Controlling im Handwerksbetrieb, zusammen mit dem erzielten Stundenverrechnungssatz des Monats.

Nach­kalkulation automatisieren: vom Beleg zur Auswertung

Die Rechenschritte sind einfach; der Aufwand steckt im Zusammentragen. Genau das lässt sich automatisieren, soweit die Programme Exporte bieten:

• Soll: Angebote und Aufträge mit Auftragsnummer, Positionen, kalkulierten Stunden und Materialsummen als Export aus der Handwerkersoftware, etwa als Excel- oder CSV-Datei.
• Ist-Stunden: Export der Zeiterfassung je Person und Auftrag, mit eigener Kennung für Zeiten ohne Auftrag.
• Ist-Material: Eingangsrechnungen und Lieferscheine mit Kommission, aus der Buchhaltung oder dem Rechnungsprogramm.
• Erlöse: Rechnungsliste mit Nachträgen als eigenen Positionen.

Eine Tabelle, die diese Exporte über die Auftragsnummer zusammenführt, rechnet die vier Schritte für jeden abgeschlossenen Auftrag und markiert Abweichungen über einer Schwelle, etwa mehr als zehn Prozent Mehrstunden. Für den Anfang reicht Excel oder Google Sheets; ein Dashboard-Werkzeug kommt in Frage, wenn mehrere Quellen regelmäßig zusammengeführt werden sollen oder mehrere Personen verschiedene Ansichten brauchen. Manuell bleiben die Zuordnung von Belegen ohne Auftragsnummer, die Bewertung der Abweichungen und die Entscheidung, was daraus folgt. Wie ein Controlling-Dashboard mit dem Ergebnis je Auftragsart aussehen kann, zeigt die Seite Controlling für Handwerksbetriebe.

Checkliste und typische Fehler

Die Checkliste für den Aufbau:

• Jedes Angebot, jeder Stundenzettel, jede Bestellung und jede Rechnung trägt die Auftragsnummer.
• Das angenommene Angebot ist als Soll gesichert; Änderungen laufen als Nachträge.
• Stunden werden je Person und Auftrag erfasst, auch Fahrzeit, Kundendienst und Nacharbeit, der Inhaber eingeschlossen.
• Material wird mit Kommission bestellt und zu Einkaufspreisen netto abgezogen.
• Der kalkulatorische Stundensatz wird einmal im Jahr neu gerechnet und als Maßstab hinterlegt.
• Kleine Aufträge werden gesammelt je Auftragsart nachkalkuliert, nicht nur die Großaufträge.
• Das Ergebnis wird mit Bauleitung oder Monteuren besprochen, bevor Zeitansätze geändert werden.

Typische Fehler:

• Der Satz aus dem Angebot als Maßstab. Er ist im Schema auf S. 15 um den Materialerlös gemindert; das Ergebnis fällt dann zu gut aus.
• Material zum Angebotspreis abgezogen. In der Wertschöpfung fehlt dann der Materialaufschlag, das Ergebnis fällt zu schlecht aus.
• Stunden ohne Auftrag. Kundendienst und Fahrzeiten als Tagessumme verfälschen jedes Ergebnis je Auftrag.
• Nachträge im Hauptauftrag. Ihre Stunden und ihr Material sind nicht vom ursprünglichen Angebot zu trennen; der Zeitansatz des Angebots wirkt dann falsch.
• Soll nachträglich geändert. Wird das Angebot nach der Ausführung an das Ist angepasst, verschwindet die Abweichung, und mit ihr die Erkenntnis.

Häufige Fragen

Quellen

1. Handwerkskammer Dortmund (Urheber: Handwerkskammer Dresden): Controlling im Wirtschaftsbereich Handwerk, 3. Auflage 2019 (PDF), abgerufen am 23.10.2026