Prozesse im Handwerk automatisieren: 10 Beispiele mit Aufwand und Nutzen
Welche Prozesse sich im Handwerk automatisieren lassen: zehn Abläufe vom ersten Anruf bis zur Nachkalkulation, was Sie dafür brauchen und wie Sie den Nutzen überschlagen.
Prozesse im Handwerk automatisieren heißt: Einen Arbeitsschritt, der sich wiederholt und festen Regeln folgt, erledigt ein Werkzeug, und ein Mensch prüft und gibt frei.
Im Handwerksbüro gibt es viele solcher Schritte: Anfragen per Telefon, E-Mail und Messenger, Angebote aus Kopien alter Angebote, Stundenzettel auf Papier. Dieselben Namen, Mengen und Stunden werden mehrfach abgetippt.
Die zehn Beispiele unten nennen je Ablauf Problem, Lösung, Voraussetzungen und eine Einschätzung des Einstiegs, herstellerneutral.
Das Wichtigste in Kürze
- Zehn Prozesse, die sich im Handwerk automatisieren lassen: Anfrage, Angebot, Kalkulation, Nachfassen, Termine, Material, Zeiterfassung, Rechnung, Zahlungserinnerung und Nachkalkulation.
- Gute Kandidaten wiederholen sich, folgen festen Regeln, haben digitale Daten und kosten bei Fehlern Geld.
- Der Einstieg reicht nach Einschätzung von einfach, etwa beim Nachfassen von Angeboten, bis anspruchsvoll, etwa bei der Kalkulation. Ein guter Start ist der Ablauf, der am meisten Zeit kostet.
- Den Nutzen überschlagen Sie selbst: eingesparte Minuten je Vorgang mal Vorgänge je Woche, geteilt durch 60, mal Stundensatz. Das ergibt den Wert je Woche. Multipliziert mit der Zahl der Arbeitswochen im Jahr, ergibt er den Jahreswert.
- Preise, Freigaben und Entscheidungen über Kunden bleiben beim Betrieb. Für E-Rechnung, Zahlungsverzug, Aufbewahrung und Zeiterfassung gelten gesetzliche Vorgaben.
Woran Sie einen guten Kandidaten erkennen
- Wiederkehrend: Der Ablauf kommt jede Woche mehrfach vor. Was zweimal im Jahr passiert, lohnt die Einrichtung selten.
- Feste Regeln: Die Schritte lassen sich als Wenn-dann-Regel aufschreiben: Ist das Angebot nach der Frist offen, wird nachgefasst.
- Daten digital vorhanden: Die Angaben stehen in einer Datei, einem Formular oder einer Software, nicht nur auf Papier.
- Fehler kosten Geld: Eine vergessene Position oder die Differenz zu einem veralteten Einkaufspreis fehlt am Ende in der Kasse.
Treffen drei oder vier Kriterien zu, ist der Ablauf ein guter Kandidat.
Der Weg eines Auftrags
Ob SHK, Elektro, Kfz oder Bau: Ein Auftrag durchläuft ähnliche Stationen, an vielen davon werden Daten doppelt erfasst.
- Anfrage: Name und Anliegen werden vom Zettel in die Software getippt.
- Aufmaß oder Fahrzeugannahme: Maße, Befunde und Fotos werden im Büro übertragen.
- Angebot: Positionen und Preise kommen aus alten Angeboten.
- Termin: Adresse und Leistung stehen noch einmal im Kalender.
- Material: Die Materialliste wird für die Bestellung neu erstellt.
- Ausführung: Stunden werden vom Stundenzettel abgetippt.
- Rechnung: Aufmaß, Stunden und Material werden zusammengesucht.
- Zahlung: Offene Rechnungen werden manuell mit dem Kontoauszug abgeglichen.
- Auswertung: Soll und Ist werden, wenn überhaupt, am Jahresende verglichen.
Das Ziel: Jede Angabe wird einmal erfasst und dann weiterverwendet.
Zehn Prozesse im Handwerk, die sich automatisieren lassen
Jedes Beispiel endet mit einer Einschätzung des Einstiegs. Einfach: Eine Vorlage, Liste oder Tabelle reicht, ohne Programme zu verbinden. Mittel: Programme werden verbunden, oder das ganze Team muss mitmachen. Anspruchsvoll: Stammdaten (feste Grunddaten wie Artikel, Zuschläge, Stundensätze und Kunden) müssen erst bereinigt werden, oder der Ablauf baut auf den Daten mehrerer anderer Abläufe auf. Die Einstufung ist keine Zeitangabe und hängt von Daten und Software im Betrieb ab. Rechtliche Hinweise sind eine kurze Einordnung, keine Rechtsberatung.
1. Anfrage erfassen
Problem: Anfragen kommen über Telefon, E-Mail, Kontaktformular und Messenger. Notizen liegen verstreut, Angaben fehlen, Rückfragen kosten einen zweiten Anruf. Manche Anfrage geht unter.
Lösung: Alle Anfragen landen an einer Stelle, etwa in einer gemeinsamen Liste oder als Vorgang in der Handwerkersoftware. Ein Formular auf der Website fragt Adresse, Art der Arbeit und Fotos ab, der Kunde erhält eine automatische Eingangsbestätigung. Telefonische Anfragen trägt, wer abnimmt, mit denselben Pflichtangaben direkt in die Liste ein. Ein KI-Werkzeug kann E-Mails vorsortieren und Kontaktdaten und Anliegen als Vorschlag in die Liste übernehmen.
Was Sie brauchen:
- Daten: festgelegte Pflichtangaben je Anfrageart.
- Software: Formular auf der Website, gemeinsames Postfach oder Vorgangsliste.
- Vorarbeit: Anfragearten und Zuständigkeiten festlegen.
Einstieg (Einschätzung): einfach mit Formular und gemeinsamer Liste. Übernimmt ein KI-Werkzeug oder die Handwerkersoftware die Daten, ist es mittel, weil Programme verbunden werden.
2. Angebot schreiben
Problem: Für jedes Angebot wird ein altes Angebot geöffnet und umgeschrieben. Vorbemerkungen, Gültigkeit und Zahlungsbedingungen weichen voneinander ab. Manchmal bleiben Reste des früheren Kunden stehen.
Lösung: Eine Angebotsvorlage enthält die festen Teile wie Zahlungsbedingungen und Gültigkeit. Kundendaten kommen aus der erfassten Anfrage, Leistungsbeschreibungen aus geprüften Textbausteinen. Ein KI-Werkzeug kann aus Stichpunkten vom Vor-Ort-Termin einen Textentwurf machen. Die Zahlen stammen dabei aus der Kalkulation, denn ein Sprachmodell kennt weder Konditionen noch Zuschläge. Vor dem Versand prüft ein Mensch und gibt frei.
Was Sie brauchen:
- Daten: gelungene Angebote als Quelle für Textbausteine.
- Software: Textverarbeitung oder Handwerkersoftware mit Vorlagen und Bausteinen.
- Vorarbeit: Bausteine sammeln, vereinheitlichen und je Leistung ablegen.
Einstieg (Einschätzung): einfach für Vorlage und Textbausteine. Kundendaten und Preise automatisch zu übernehmen, setzt die Beispiele 1 und 3 voraus.
3. Kalkulation und Einkaufspreise
Problem: Einkaufspreise stammen aus alten Rechnungen, Zuschläge stehen seit Jahren unverändert in der Vorlage. Steigt ein Einkaufspreis unbemerkt, zahlt der Betrieb die Differenz.
Lösung: Der übliche Weg sind Preisdateien aus dem Kundenkonto beim Großhändler, als Datanorm-Datei (Format für Artikel- und Preisdaten) oder Excel-Liste. Zu einem festen Termin wird die neue Datei aus dem Kundenkonto geladen. Das Werkzeug liest sie ein, verrechnet die eigenen Konditionen und markiert Preissprünge. Zuschläge und Stundensätze sind als Regeln hinterlegt. IDS Connect oder Open Masterdata kommen nur in Frage, wenn Handwerkersoftware und Großhändler sie unterstützen. Über IDS Connect übernimmt die Handwerkersoftware den Warenkorb aus dem Online-Shop des Großhändlers, über Open Masterdata ruft sie Artikeldaten und Preise im Hintergrund ab. Kfz-Teile laufen nicht über Datanorm: Werkstätten nutzen die Teilekataloge ihrer Werkstattsoftware oder die Portale der Teilehändler, für die Arbeit Arbeitswerte oder Richtzeiten. Mehr im Ratgeber Kalkulation im Handwerk automatisieren und auf der Seite Kalkulation automatisieren.
Was Sie brauchen:
- Daten: bereinigter Artikelstamm, Konditionen, Zuschläge, Stundensätze.
- Software: Tabellenkalkulation mit Import oder Handwerkersoftware.
- Vorarbeit: Dubletten und Einheiten bereinigen, Zuschläge nachrechnen.
Einstieg (Einschätzung): anspruchsvoll, weil Stammdaten und Regeln zuerst stimmen müssen.
4. Angebote nachfassen
Problem: Das Angebot ist raus, dann passiert lange nichts. Wer nachfassen will, sucht offene Angebote in Ordnern und Postfach zusammen. Im Alltag bleibt das liegen, und manchmal geht der Auftrag an einen Mitbewerber.
Lösung: Jedes Angebot steht mit Datum, Betrag und Status in einer Liste. Nach einer Frist, die der Betrieb festlegt, erscheint eine Erinnerung bei der zuständigen Person, dazu ein vorbereiteter E-Mail-Entwurf. Ob angerufen, geschrieben oder abgewartet wird, entscheidet der Mensch. Am Ende bekommt jedes Angebot einen Status, etwa angenommen oder abgelehnt mit Grund. So entsteht eine Übersicht, welche Angebote zu Aufträgen werden.
Was Sie brauchen:
- Daten: Angebotsnummer, Datum, Betrag, Kunde und Status.
- Software: Tabelle, Aufgabenliste oder Handwerkersoftware mit Wiedervorlage.
- Vorarbeit: Frist, Zuständigkeit und Textvorlage festlegen.
Einstieg (Einschätzung): einfach, weil eine gepflegte Angebotsliste reicht.
5. Termine und Einsatzplanung
Problem: Die Planung hängt an der Plantafel im Büro. Änderungen erfahren Monteure per Anruf, Adressen und Ansprechpartner stehen auf Zetteln. Wiederkehrende Termine fallen durch, wenn niemand an sie denkt.
Lösung: Aufträge werden in einem gemeinsamen digitalen Kalender eingeplant, den Büro und Monteure sehen, in der Werkstatt je Arbeitsplatz oder Hebebühne. Zu jedem Termin gehören Adresse, Ansprechpartner und Leistung. Kunden erhalten eine Terminbestätigung aus einer Vorlage. Für wiederkehrende Termine, etwa Wartung, Inspektion oder Hauptuntersuchung, legt das Werkzeug nach dem jeweiligen Intervall einen Terminvorschlag an. Wer welchen Auftrag übernimmt, entscheidet weiter die Person, die plant.
Was Sie brauchen:
- Daten: Auftragsliste mit Adressen, wiederkehrende Termine mit Intervall.
- Software: gemeinsamer Kalender oder Plantafel der Handwerkersoftware, Smartphones oder Tablets.
- Vorarbeit: Regeln für Planung und Änderungen, Zugriffsrechte festlegen.
Einstieg (Einschätzung): mittel, weil Büro und Monteure gemeinsam umstellen müssen.
6. Material und Bestellung
Problem: Material wird per Telefon oder Zettel bestellt, auf der Baustelle fehlt dann ein Teil. Eingangsrechnungen werden abgetippt, aber keinem Auftrag zugeordnet.
Lösung: Aus der Materialliste des Auftrags entsteht ein Bestellvorschlag. Jede Bestellung trägt die Auftragsnummer als Kommission, also als Zuordnung zum Auftrag. Bestellt wird im Online-Shop des Großhändlers oder, wenn Großhändler und Software es unterstützen, über IDS Connect (siehe Beispiel 3). Bei Lieferscheinen und Eingangsrechnungen schlägt ein Werkzeug, auch mit KI, die Zuordnung zum Auftrag vor, das Büro bestätigt. Die Belege selbst bleiben unverändert erhalten.
Zur Einordnung: Rechnungen sind nach § 14b UStG acht Jahre aufzubewahren. Bei E-Rechnungen muss laut Bayerischem Landesamt für Steuern zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorgehalten werden. E-Rechnungen von Unternehmen im Inland müssen Betriebe laut Landesamt seit dem 1. Januar 2025 entgegennehmen können.
Was Sie brauchen:
- Daten: Auftragsnummern, Artikelnummern des Großhändlers im Artikelstamm.
- Software: Handwerkersoftware oder Tabelle, Scanner oder Smartphone-Kamera.
- Vorarbeit: Kommission bei jeder Bestellung zur Pflicht machen.
Einstieg (Einschätzung): mittel, weil Bestellung, Belegerfassung und Auftrag verbunden werden. Fehlen die Artikelnummern des Großhändlers im Artikelstamm, beginnt der Betrieb mit Beispiel 3.
7. Zeiterfassung am Auftrag
Problem: Stundenzettel kommen gesammelt ins Büro, teils unleserlich und ohne klare Zuordnung zum Auftrag. Das Büro tippt sie für Lohn und Auftrag ab und fragt nach.
Lösung: Beschäftigte erfassen Beginn, Ende, Pausen und Auftrag auf Smartphone oder Tablet. Das Büro prüft und gibt die Stunden an Lohnabrechnung und Auftrag weiter.
Zur Einordnung: Laut Bundesarbeitsgericht (Beschluss vom 13.09.2022) müssen Arbeitgeber Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfassen. Eine Formvorschrift gibt es laut Bundesarbeitsministerium derzeit nicht, die Aufzeichnung kann auch handschriftlich erfolgen. Auf eine elektronische Pflicht hat sich die Bundesregierung laut Bundesarbeitsministerium im Koalitionsvertrag verständigt; einen Zeitplan gibt es laut ihrer Antwort im Bundestag vom 23.09.2026 nicht. Für Minijobber und für Beschäftigte in den Branchen nach § 2a SchwarzArbG, unter anderem im Baugewerbe, gilt zusätzlich § 17 MiLoG. Gibt es im Betrieb einen Betriebsrat, bestimmt er nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bei der Einführung technischer Einrichtungen mit, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Ob das für die geplante Zeiterfassung gilt, klären Sie vor dem Start. Er verlangt grundsätzlich, Beginn, Ende und Dauer spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
Was Sie brauchen:
- Daten: Auftragsnummern, Regeln für Pausen und Fahrzeiten.
- Software: Zeiterfassung per App oder Formular mit Export.
- Vorarbeit: das Team und, falls vorhanden, den Betriebsrat einbeziehen, Korrekturen regeln.
Einstieg (Einschätzung): mittel, weil alle Beschäftigten mitmachen müssen.
8. Rechnung und E-Rechnung
Problem: Die Rechnung entsteht erst, wenn jemand Aufmaß, Stundenzettel und Lieferscheine beisammenhat. Bis dahin bleibt verdientes Geld liegen.
Lösung: Aus dem Auftrag entsteht ein Rechnungsentwurf mit Positionen und Mengen aus Aufmaß oder Werkstattauftrag, dazu Stunden und Material. Das Büro prüft und gibt frei. Bei längeren Baustellen entstehen so auch Abschlagsrechnungen nach Baufortschritt, die Schlussrechnung verrechnet sie.
Zur Einordnung: Rechnungen an andere Unternehmen im Inland sind grundsätzlich als E-Rechnung auszustellen, also in einem strukturierten Format, das sich elektronisch verarbeiten lässt (§ 14 UStG). Für Leistungen der Jahre 2025 und 2026 sind übergangsweise noch Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein anderes elektronisches Format wie PDF zulässig, wenn die Rechnung bis Ende 2026 übermittelt wird; für Leistungen im Jahr 2027 bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz und wenn die Rechnung bis Ende 2027 übermittelt wird; Rechnungen im EDI-Verfahren bleiben 2027 mit Zustimmung des Empfängers unabhängig vom Umsatz zulässig (§ 27 Abs. 38 UStG). Ausnahmen gibt es unter anderem für Kleinunternehmer (§ 34a UStDV) und für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV). Die 250-Euro-Ausnahme gilt aber nicht, wenn der Empfänger die Steuer schuldet, etwa bei Bauleistungen an einen Betrieb, der selbst Bauleistungen erbringt (§ 13b UStG). Rechnungen an Privatkunden erfasst die Pflicht nicht. Für steuerpflichtige Werklieferungen und Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück gilt aber auch gegenüber Privatkunden eine Rechnungspflicht innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung (§ 14 Abs. 2 UStG), mit Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht des Kunden (§ 14 Abs. 4 UStG).
Ergänzende Regeln des Bundesfinanzministeriums (Schreiben vom 15.10.2026): Grundsätzlich müssen Art, Umfang und Inhalt der Leistung und gegebenenfalls der Leistungsort so eindeutig im strukturierten Teil der E-Rechnung stehen, dass sich damit etwa der angewandte Steuersatz prüfen lässt. Weitere Angaben, zum Beispiel eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen, die dafür nicht nötig ist, können in einer eingebetteten Anlage stehen. Bei Bauleistungen wird es derzeit nicht beanstandet, wenn der strukturierte Teil der E-Rechnung als Leistungsbeschreibung nur die Gewerke mit ihren Summen enthält. Voraussetzung ist eine in die E-Rechnung eingebettete, für Menschen lesbare Anlage mit einer detaillierten Aufschlüsselung nach dem Leistungsverzeichnis, auf die der strukturierte Teil eindeutig hinweist.
Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen, die ein Betrieb stellt, bevor er nach den Übergangsregeln (§ 27 Abs. 38 UStG) E-Rechnungen ausstellen muss, müssen laut demselben Schreiben keine E-Rechnungen sein, auch wenn Leistung und Zahlung erst danach folgen. Bei einer Schlussrechnung als E-Rechnung wird es bis zum 30.06.2030 nicht beanstandet, wenn die bereits erhaltenen Abschläge im strukturierten Teil als Summe abgezogen werden (Feld BT-113) und die nötigen Einzelangaben dazu im Freitextfeld (BT-22) stehen. Ebenso wird es bis dahin nicht beanstandet, wenn die Abschläge in einer eingebetteten Anlage abgezogen werden, auf die der strukturierte Teil ausdrücklich hinweist.
Was Sie brauchen:
- Daten: Aufmaß oder Werkstattauftrag, Stunden und Material vollständig am Auftrag.
- Software: Rechnungsprogramm, das E-Rechnungen erzeugen und lesen kann, bei Bauleistungen auch mit der Aufschlüsselung nach dem Leistungsverzeichnis als eingebetteter Anlage und einem Hinweis darauf im strukturierten Teil.
- Vorarbeit: Vorlagen für Firmen- und Privatkunden prüfen, Einzelfragen mit dem Steuerbüro klären.
Einstieg (Einschätzung): mittel, wenn Stunden und Material schon am Auftrag erfasst sind, weil Auftragsdaten ins Rechnungsprogramm fließen und das E-Rechnungsformat eingerichtet wird. Sonst anspruchsvoll, weil der Ablauf dann auf den Beispielen 6 und 7 aufbaut.
9. Zahlungserinnerung
Problem: Welche Rechnung noch offen ist, steht nirgends übersichtlich. Erinnern ist unangenehm und wird verschoben.
Lösung: Kontoumsätze aus dem Onlinebanking werden als Datei mit den offenen Rechnungen abgeglichen. Fällige Rechnungen erscheinen mit einem Erinnerungsentwurf, verschickt wird erst nach Freigabe.
Zur Einordnung: Zahlt ein Kunde auf eine Mahnung nach Fälligkeit nicht, kommt er nach § 286 BGB in Verzug. Bei einer Entgeltforderung, also dem Anspruch auf Bezahlung einer Leistung, tritt Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein. Gegenüber Verbrauchern gilt das nur, wenn die Rechnung besonders auf diese Folge hinweist. Dieser Hinweis gehört deshalb in die Rechnungsvorlage für Privatkunden.
Was Sie brauchen:
- Daten: Rechnungsliste mit Fälligkeit, Kontoumsätze als Datei.
- Software: Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm mit offenen Posten oder eine Tabelle.
- Vorarbeit: Erinnerungsstufen, Ton und Ausnahmen für Stammkunden festlegen, dazu Regeln für Teilzahlungen, Skontoabzug und Zahlungen ohne Rechnungsnummer.
Einstieg (Einschätzung): einfach, wenn das Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm offene Posten und Kontoumsätze schon abgleicht, sonst mittel, weil Onlinebanking und Rechnungsliste verbunden werden.
10. Auswertung und Nachkalkulation
Problem: Nachkalkulation heißt: Nach dem Auftrag werden kalkulierte und tatsächliche Kosten verglichen. Dafür müssen Angebot, Stundenzettel und Lieferscheine nebeneinandergelegt werden. Ohne den Vergleich bleibt offen, welche Aufträge Geld bringen.
Lösung: Je Auftrag zeigt eine Übersicht Soll und Ist: kalkulierte Werte aus dem Angebot, Stunden aus der Zeiterfassung, Material aus Lieferscheinen und Rechnungen, dazu Nachträge. Auffällige Abweichungen werden markiert. Über viele Aufträge entsteht eine Auswertung je Auftragsart, etwa Badsanierung oder Wartung. Was daraus folgt, etwa ein anderer Zeitansatz, entscheidet der Betrieb. Den Soll-Ist-Vergleich je Auftrag Schritt für Schritt zeigt der Ratgeber Nachkalkulation im Handwerk.
Was Sie brauchen:
- Daten: Kalkulationswerte aus Beispiel 3, Stunden und Material je Auftrag aus den Beispielen 6 und 7.
- Software: Tabellenkalkulation oder Auswertung in der Handwerkersoftware.
- Vorarbeit: einheitliche Auftragsnummern und Auftragsarten festlegen.
Einstieg (Einschätzung): anspruchsvoll, weil die Auswertung auf den Daten mehrerer anderer Abläufe aufbaut.
Beispielrechnung: Was eine Stunde pro Woche wert ist
Beispielrechnung mit angenommenen Werten. Musterbetrieb; die Werte sind Annahmen, keine gemessenen Werte.
SHK-Musterbetrieb mit acht Personen
Den Betrieb führt ein Meister, dazu kommen eine Bürokraft in Teilzeit und sechs Monteure. Gezählt ist nur die Zeit im Büro.
| Vorgang | Vorgänge je Woche | Minuten je Vorgang vorher | Minuten je Vorgang nachher | Stunden je Woche weniger |
|---|---|---|---|---|
| Anfrage erfassen | 15 | 10 | 4 | 1,5 |
| Angebot nachfassen | 6 | 8 | 3 | 0,5 |
| Stundenzettel übertragen (ein Zettel je Monteur und Arbeitstag) | 30 | 6 | 2 | 2,0 |
| Rechnung aus dem Auftrag erstellen | 6 | 25 | 10 | 1,5 |
| Zahlungseingang prüfen und erinnern | 6 | 7 | 2 | 0,5 |
| Summe | 63 | 6,0 |
Umrechnung: Zusammen sind das vorher 570 und nachher 210 Minuten je Woche, also 360 Minuten oder 6,0 Stunden weniger. Angenommen sind 46 Arbeitswochen im Jahr und 50 Euro je Bürostunde. Eine Stunde pro Woche ist dann 2.300 Euro im Jahr wert (46 mal 50 Euro), die 6,0 Stunden aus der Tabelle rechnerisch 13.800 Euro (276 Stunden).
Nicht enthalten sind Kosten für Einrichtung, Lizenzen und Pflege. Der Wert entsteht nur, wenn die frei gewordene Zeit genutzt wird.
Echte Werte messen Sie im eigenen Betrieb: Minuten je Vorgang notieren und die Vorgänge einer normalen Woche zählen. Für die anderen fünf Beispiele rechnen Sie genauso. Als Stundensatz setzen Sie die Kosten einer Bürostunde ein oder, wenn die frei gewordene Zeit auf der Baustelle verrechnet wird, den Stundenverrechnungssatz.
In fünf Schritten zum ersten automatisierten Ablauf
- Ablauf auswählen. Prüfen Sie die Kandidaten mit den vier Kriterien und beginnen Sie mit dem Ablauf, der am meisten Zeit kostet. Ein Einstieg „einfach“ erleichtert den Start, einen anspruchsvollen Ablauf beginnen Sie mit einem kleinen Teil.
- Vorher messen. Notieren Sie Minuten je Vorgang, Vorgänge je Woche und häufige Fehler.
- Regeln und Daten klären. Schreiben Sie auf, wer was macht und welche Ausnahmen es gibt. Bereinigen Sie die nötigen Daten.
- Klein umsetzen und parallel prüfen. Starten Sie mit einem Teil der Fälle und lassen Sie den alten Weg mitlaufen, bis die Ergebnisse stimmen.
- Zuständigkeit festlegen und nachmessen. Bestimmen Sie, wer den Ablauf pflegt, und vergleichen Sie mit dem Vorher.
Wie eine Umsetzung mit Analyse-Gespräch, schriftlichem Angebot und Test abläuft, zeigt die Seite Prozessautomatisierung im Handwerk.
Typische Fehler
- Mit der Software anfangen. Wer zuerst ein Programm kauft, passt den Betrieb an das Werkzeug an.
- Einen unklaren Ablauf automatisieren. Macht es jeder anders, vergrößert die Automatik das Durcheinander.
- Das Team übergehen. Zeiterfassung und Einsatzplanung funktionieren nur, wenn Monteure und Büro mitziehen.
- Die Freigabe abschaffen. Angebote, Rechnungen, Mahnungen und KI-Ergebnisse prüft vor dem Versand ein Mensch.
- Niemand pflegt. Preisdateien, Textbausteine und Regeln veralten ohne feste Zuständigkeit.
Datenschutz kurz erklärt
Viele der zehn Abläufe verarbeiten personenbezogene Daten, etwa Kundenadressen oder Arbeitszeiten. Erfassen Sie nur, was der Ablauf braucht, und legen Sie fest, wer auf welche Daten zugreift. Bei externen Diensten zählt außerdem, ob der Anbieter die Daten für eigene Zwecke nutzen darf. Was bei KI-Diensten gilt, etwa zu Auftragsverarbeitung und Verarbeitungsort, erklärt der Ratgeber KI-Verordnung und Datenschutz.
Häufige Fragen
Das hängt weniger von der Betriebsgröße ab als davon, wie oft sich ein Ablauf wiederholt. Überschlagen Sie: eingesparte Minuten je Vorgang mal Vorgänge je Woche, geteilt durch 60, mal Stundensatz und mal Arbeitswochen im Jahr. Stellen Sie diesen Jahreswert den Kosten für Einrichtung und Pflege gegenüber.
Nicht unbedingt. Viele Abläufe lassen sich mit Tabellenkalkulation, vorhandener Handwerkersoftware, E-Mail-Programm und Onlinebanking umsetzen. Neue Software kann sinnvoll sein, wenn mehrere Personen gleichzeitig arbeiten oder Abläufe zusammenhängen sollen. Manche Funktionen, etwa E-Rechnungen, können eine aktuelle Version oder ein Zusatzmodul voraussetzen.
Mit einem Ablauf, der oft vorkommt, viel Zeit kostet und klaren Regeln folgt. Als einfach eingeschätzt wird der Einstieg etwa beim Erfassen von Anfragen mit Formular und Liste, bei Angebotsvorlagen und beim Nachfassen offener Angebote. Bei Zahlungserinnerungen gilt das, wenn das Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm offene Posten und Kontoumsätze schon abgleicht. Kostet die Kalkulation die meiste Zeit, lässt sie sich klein beginnen: mit den meistgenutzten Artikeln und einem Leistungspaket als Pilot, wie im Ratgeber Kalkulation im Handwerk automatisieren beschrieben.
Das hängt vom Ablauf, vom Zustand der Daten und von nötiger Software ab. Einmalig fallen etwa Einrichtung und Datenbereinigung an, laufend etwa Lizenzen und Pflege. Fragen Sie bei jedem Angebot nach, welche Kosten einmalig und welche laufend anfallen. Wie Preis und Zeitplan bei einer Umsetzung zustande kommen, zeigt die Seite Prozessautomatisierung im Handwerk.
Das hängt vom Werkzeug ab: Es läuft auf dem eigenen Rechner, beim Hersteller der Handwerkersoftware oder in einem Cloud-Dienst. Vor dem Start sollte feststehen, welcher dieser Orte es ist und wer dort zugreifen kann. Was bei KI-Diensten zusätzlich gilt, erklärt der Ratgeber KI-Verordnung und Datenschutz.
Alles, was Einschätzung und Verantwortung braucht: Preise, Zuschläge und Nachlässe, die Freigabe von Angeboten und Rechnungen, der Umgang mit säumigen Stammkunden und Entscheidungen über Beschäftigte. Das Werkzeug sammelt Daten, rechnet nach festen Regeln und macht Vorschläge. Entscheiden muss ein Mensch im Betrieb.
Quellen
- Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz: § 286 BGB, abgerufen am 19.10.2026
- Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz: § 14 UStG, abgerufen am 19.10.2026
- Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz: § 13b UStG, Wortlaut geprüft am 23.10.2026
- Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz: § 14b UStG, abgerufen am 19.10.2026
- Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz: § 27 UStG, abgerufen am 19.10.2026
- Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz: § 33 UStDV, abgerufen am 19.10.2026
- Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz: § 34a UStDV, abgerufen am 19.10.2026
- Bayerisches Landesamt für Steuern: Einführung der E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025, ohne Datum
- Bundesministerium der Finanzen: Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung, ergänzende Regelungen (GZ III C 5 - S 7287-a/00019/021/017), 15.10.2026
- Bundesarbeitsgericht: Beschluss 1 ABR 22/21, 13.09.2022
- Bundesministerium für Arbeit und Soziales: Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung, 08.08.2025
- Deutscher Bundestag: Plenarprotokoll 21/95, Mündliche Frage 50, 23.09.2026
- Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz: § 87 BetrVG, Wortlaut geprüft am 23.10.2026
- Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz: § 17 MiLoG, abgerufen am 19.10.2026
- Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz: § 2a SchwarzArbG, abgerufen am 19.10.2026